The Hotel Video Hospitality Desk verbetert uw dienstverlening én verhoogt uw productiviteit.
De nieuwste technologieën laten u toe om uw gasten op afstand te bedienen, zonder het niveau van de dienstverlening in gevaar te brengen. Het tegendeel is vaak het geval. Op momenten dat uw receptionist bezig of afwezig is, kan een Receptionist - die zich in een andere locatie bevindt - een live video-verbinding tot stand brengen met uw gasten. Die live video-verbinding kan onmiddellijk en moeiteloos. Het volstaat dat de gast drukt op het aanraakscherm om de verbinding tot stand te brengen met een receptionist die zich in een andere locatie bevindt. Of de receptionist in de andere locatie 'houdt een oogje in het zeil' door de camera en maakt pro-actief de video-verbinding, nog voor dat de gast aan de balie is aangekomen. Op die manier wacht de receptionist de gast al op bij aankomst. Of bewegingsdetectie in de lobby triggert een automatische verbinding.
De live video-verbindingen zijn beveiligd door encryptie en andere technieken. Documenten die over afstand worden overgemaakt, zijn veilig. U kunt er bovendien voor opteren om een privé cloud server te gebruiken, die niét wordt gedeeld met andere bedrijven. Daardoor kunt u de beveiliging tot op de spits drijven. Het systeem maakt gebruik van de meest recente video- en internettechnieken en is niet vergelijkbaar met 'legacy' systemen zoals Skype of video- conferencing of telepresence. Bovendien kan de receptionist - die zich in de andere locatie bevindt - verschijnen voor de gast, met écht gealigneerd oogcontact. M.a.w. uw receptionist zal de gast écht, recht in de ogen aankijken en niet eronder of erboven zoals dat het geval is met video-chats. Dit gealigneerd oogcontact wordt tot stand gebracht dankzij een gepatenteerd 'Agent Workstation' formaat waarbij wordt gebruik gemaakt van een zgn. 'beampslitter'. De video- en audiokwaliteit zijn hoog en er zijn geen merkbare 'lipsync' problemen (synchronisatieprobleem tussen stemgeluid en beweging van de lippen). Ondanks dit, zijn de bandbreedtebehoeftes (netwerk) bescheiden en zijn geen speciale netwerken nodig.
De receptionist die zich 'in de andere locatie' bevindt, kan zich eender waar bevinden. Het enige wat nodig is, is een desktop computer en een goede internet-aansluiting. De receptionist kan actief zijn vanuit een andere stad, ander land of een ander hotel, maar kan zich even goed in het hotel zélf bevinden (vb een administratieve medewerker op een andere werkplek in het hotel). Of dat kan ook vanuit een call-center. Deze flexibiliteit laat u toe om uw productiviteit te verhogen door gebruik te maken van een receptionist die énkel en uitsluitend aanwezig is aan de receptie, op het ogenblik dat zich een gast aanbiedt. Maar als er géén gast in de buurt is, dan is er ook geen receptionist. De 'idle' time (leeglooptijd) wordt daardoor volledig geneutraliseerd waarbij de beschikbare mankracht optimaal over verschillende locaties wordt ingezet. Bovendien laat het systeem toe om de oproepen via een intelligente, dynamische routing steeds met de juiste receptionist te verbinden. Dat kan vb. zijn op basis van taalkennis of andere kennis.
Het systeem elimineert niet enkel de leeglooptijd van de receptionist, maar ondersteunt bovendien ook de aanwezige receptionist want het wordt nu immers plots mogelijk om 'er een collega bij te halen die op een andere locatie is', maar toch onmiddellijk kan worden ingezet om de wachtrijen in te korten en de gasten sneller en beter te bedienen. Wachtrijen kunnen op deze manier worden weggewerkt zonder meerkost.
OPEN SYSTEEM
Het systeem is open en kan gemakkelijk worden verbonden met bestaande ICT systemen en databanken. Daardoor kunnen vb. reserveringen en betalingen worden geïntegreerd in de toepassing. Van op de andere locatie, kan de receptionist ook documenten afdrukken (vb facturen of plattegronden), electronische sleutels uitgeven die toegang geven tot de kamers, deuren openen, enz.. M.a.w. vrijwel alles wat een receptionist-ter- plaatse kan doen voor de gast, kan ook op afstand. Bovendien, kan dezelfde receptionist - gebruik makend van dezelfde desktop of workstation - de klant ook bedienen, via de website van het hotel, op diens mobile of desktop. Dat kan uiteraard ook van op de kamer, op de mobile of desktop van de gast. Deze 'multi-channel' architectuur kan een volledig nieuwe dimensie geven aan uw dienstverlening.
Hoe ù deze nieuwe technologie inzet in uw service-processen, hangt af van uw strategie en van uw doelstellingen. U zou het scherm kunnen activeren op het ogenblik dat de receptionist niet beschikbaar of afwezig is. Of u zou de receptionist in de andere locatie, énkel buiten de 'normale uren' kunnen inzetten (vb. 's nachts). Of u zou kunnen opteren om de dienst énkel in te zetten bij wachtrijen. Of u gebruikt de receptionist in de andere locatie ganse tijd, 24/7. In alle gevallen, zal de dienstverlening aan uw gasten voortreffelijk zij want deze betrouwbare techniek werkt even persoonlijk als een receptioniste achter de desk. Er kan nu àltijd een receptionist aanwezig zijn als een gast zich aanbiedt, maar die aanwezigheid kan vermeden worden als er géén gast is die service nodig heeft. Die besparing kan zeer hoog oplopen.
Het systeem beschikt ook over een Reporting Module die toelaat om gedetailleerde, statistische rapporten te creëren : wie heeft zich wanneer aangeboden, hoe lang heeft de gast moeten wachten, hoe lang duurde de interactie met de klant, was de gast tevreden over de dienstverlening, enz. Deze informatie verschaft volledige controle aan het management en helpt de processen blijvend te stroomlijnen en te optimaliseren.
