Advanced Reception Technologies
Advanced Reception Technologies
La réception numérique fait référence à une approche moderne, à la pointe de la technologie, de la gestion du guichet d'accueil ou de l'espace de réception d'une société. Elle s'appuie sur des outils numériques et des solutions logicielles pour perfectionner l'accueil des visiteurs, simplifier les processus d'enregistrement et améliorer la communication et l'efficacité globales au point d'entrée. La réception numérique n'implique aucune intervention humaine : les processus sont traités par voie numérique ou électronique.
Quand il invite le visiteur, l'hôte (c'est-à-dire la personne qui invite le visiteur) préenregistre celui-ci. Un e-mail contenant les détails de la visite (adresse, coordonnées de l'hôte, possibilités de parking, transports en commun, démarches à suivre à l'arrivée au kiosque de réception, mesures de sécurité, etc.) est alors automatiquement envoyé au visiteur. Ce contenu, c'est vous qui le prévoyez, et vous ne devez le rédiger qu'une seule fois. Par la suite, il sera réutilisé chaque fois que nécessaire. L'e-mail comprend un code QR (ou un code PIN) que le visiteur peut scanner (ou saisir, pour le code PIN) au kiosque de réception à son arrivée. Cela initie automatiquement le processus d'enregistrement, ce dont l'hôte est averti par une notification (voir ci-dessous).
L'identité et l'heure d'arrivée sont enregistrées dans le « Registre des visiteurs ». Si le visiteur n'a pas reçu de code QR avant son arrivée, il peut saisir ses données sur l'écran tactile. Il est alors consigné dans la « Liste des personnes présentes » (qui tient à jour les personnes se trouvant dans le bâtiment).
Un e-mail et/ou un SMS est envoyé à l'hôte au moment où le visiteur s'enregistre. Si l'hôte accepte ce message, cela signifie qu'il va venir chercher le visiteur. Mais il peut également refuser la demande, ou il est possible qu'il ne réponde pas dans la minute ou pas du tout. Dans ce cas, un processus alternatif est automatiquement lancé (par exemple, envoyer une notification à une autre personne, appeler un autre collègue par téléphone, imprimer un document d'instructions ou établir une connexion vidéo avec un réceptionniste à distance). L'écran ci-dessous montre comment avertir l'hôte sans code QR. Vous enregistrez de manière sécurisée les noms, adresses e-mail et numéros de téléphone portable sur un serveur SFTP pour garantir le respect du RGPD.
Un badge peut être imprimé ou un badge RFID peut être remis au visiteur.
Badge papier
Badge RFID
Une carte d'identité électronique ou un passeport peut être scanné à des fins d'authentification et d'identification. L'interface utilisateur est intuitive et très facile à utiliser.
Les processus ci-dessus peuvent être intégrés au système de contrôle d'accès existant (par exemple, en autorisant l'accès aux locaux via les chemins rapides, les portiques rapides, les tourniquets, etc.). En back-end, l'identité des visiteurs et les horodatages sont enregistrés dans le système de contrôle d'accès. La sécurité d'accès est assurée et des rapports complets sont mis à disposition.
Cette option personnalisée propose des services supplémentaires en libre-service aux visiteurs. Quelques exemples : commander un repas, réserver un taxi, vérifier la disponibilité de salles de réunion ou d'espaces de travail, demander des informations générales telles que code wifi, horaires de transports en commun, etc. Ci-dessous est présenté l'exemple d'un service de commande de taxi.
Le kiosque de réception numérique prend en charge la réception et l'enlèvement de colis. La grande majorité des opérations liées aux livraisons peuvent être gérées sans intervention humaine. Un programme personnalisé est mis en place en fonction de vos besoins spécifiques en la matière. Cette fonctionnalité peut être couplée à une armoire à casiers. Des e-mails et des notifications par SMS sont envoyés dès la réception d'une livraison.
Les services décrits ci-dessus sont les principaux composants de la réception numérique. Cependant, l'éventail des fonctionnalités disponibles – mais moins souvent utilisées – est bien plus large. Il va sans dire que votre réception n'aura pas besoin de tous les modules. Les modules standard sont tous disponibles de manière modulaire et soigneusement sélectionnés afin de construire votre solution de réception sur mesure, spécialement configurée pour répondre précisément à vos besoins. Nous sommes à votre service pour analyser vos besoins et vos souhaits avec vous afin de vous proposer la solution la mieux adaptée à votre réception. Complétez et envoyez-nous le formulaire ci-dessous, et nous vous contacterons dans les 24 heures.
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