Advanced Reception Technologies
Advanced Reception Technologies
Avec la réception à distance, votre réception est prise en charge par une personne réelle qui se trouve ailleurs, au moyen d'une communication vidéo de haute qualité et sécurisée. Tant le service client que le professionnalisme et l'efficacité opérationnelle s'en trouvent améliorés. Le contact humain apporte de la chaleur et une expérience personnalisée, et donne une image positive de votre marque. Rentable, cette solution vous permet de réaliser d'importantes économies au niveau salarial, des frais généraux et de l'espace de bureau. Les réceptionnistes à distance peuvent effectuer davantage d'heures de service tout en garantissant leur disponibilité pour assurer le service de réception exactement au moment voulu.
Accueil 100 % personnalisé de votre client, exactement comme si le réceptionniste était physiquement présent à la réception. Le client interagit en direct – par une connexion vidéo de haute qualité – avec un membre du personnel (réceptionniste ou agent) qui se trouve ailleurs. Certaines entreprises confient ce service à des « sociétés de conciergerie ». Le réceptionniste à distance s'acquitte de toutes les tâches incombant à un réceptionniste : saluer le client, lui offrir un café, avertir la personne de contact, ouvrir la porte, enregistrer le client, imprimer le badge et répondre à toutes les questions éventuelles du client.
La plupart des systèmes de communication par chat utilisent des « serveurs multimédias » pour les communications vidéo et audio. Cela signifie que les participants « se rencontrent » et « discutent » sur un serveur cloud. Souvent, l'endroit où ces serveurs sont hébergés, qui les contrôle et combien d'autres organisations utilisent le même serveur, toutes ces données sont peu claires. De plus, cette technologie souffre de décalages et de problèmes de synchronisation des lèvres.
Teleportel utilise une technologie différente où toutes les connexions vidéo sont établies sur une base P2P et où les communications sont cryptées. Le serveur utilisé n'est pas un « serveur multimédia », mais un « serveur de signalisation » qui traite uniquement la signalisation (donc pas la communication vidéo et audio). Ces serveurs sont hébergés aux États-Unis pour les clients américains, au Royaume-Uni pour les organisations britanniques et dans l'EEE pour les entreprises européennes. Cela garantit la conformité aux réglementations visant le respect de la vie privée et renforce la sécurité. Les clients de Teleportel ont également la possibilité de relever encore la cybersécurité d'un cran en utilisant un serveur privé dédié. Ce serveur dispose d'une adresse IP publique fixe qui peut être intégrée dans les pare-feu du réseau du client. De plus, ce serveur n'est pas partagé avec d'autres entreprises. Les serveurs sont redondants et ont un temps de disponibilité d'au moins 99,99 %. Tout cela se traduit par une grande qualité vidéo, sans problèmes de synchronisation des lèvres ou autres aberrations souvent liées au chat vidéo.
Vous fournissez le matériel et Teleportel fournit le logiciel. C'est sans aucun doute la façon la plus économique de gérer votre réception à distance. De plus, la mise en œuvre est rapide et très facile : l'activation peut littéralement se faire du jour au lendemain !
Le réceptionniste à distance apparaît au client sur l'écran 2D d'un kiosque solide, élégant et revêtu de peinture poudre, qui peut être muni d'équipements périphériques tels que scanner QR, imprimante de badges, distributeur de badges RFID, lecteur eID, scanner de passeport, imprimante de documents, caméra de lecture de documents, etc. En tout, 25 modèles de kiosques 2D sont disponibles en format de bureau, à fixation murale ou posé au sol. Ils se déclinent en variante à usage soit intérieur, soit extérieur. La série la plus populaire de la vaste gamme de kiosques de Teleportel est « RealReceptionist » (plus d'infos via le lien ci-dessous).
Certains clients choisissent de combiner la réception à distance avec un système de Casiers qui permet au réceptionniste à distance de gérer un bloc de casiers en actionnant les portes à distance, tout en interagissant en direct avec le client ou le service de livraison. L'écran de réception peut être physiquement distinct de l'armoire à casiers ou intégré dans celle-ci, selon vos besoins. Nous concevons un système de casiers sur mesure, qui répond à vos besoins.
Cette technologie d'affichage 3D (également appelée « Téléportation d'affaires ») constitue sans aucun doute le mode de communication à distance le plus avancé. Le réceptionniste (non présent sur place) semble vraiment être physiquement présent : il apparaît en taille réelle, en 3D et avec un contact visuel aligné (voir ci-dessous). Aucun écran ou caméra n'est visible. La plupart des clients ne réalisent pas que le réceptionniste est en réalité ailleurs. C'est plus vrai que nature ! Très forte, l'impression de présence ne peut pas être vécue sur l'écran 2D que vous regardez actuellement. Il faut être physiquement face au kiosque pour saisir et ressentir cette véritable sensation de présence. Vous n'avez très probablement jamais vécu cela auparavant. Différents modèles sont exposés dans notre centre de démonstration. C'est garanti : vous n'oublierez pas l'expérience de sitôt et vous ne serez pas déçu.
Le contact visuel aligné, grâce auquel le réceptionniste regarde le client droit dans les yeux, est une caractéristique propre à Teleportel. Il fait toute la différence au niveau de la création d'une relation et d'une certaine confiance. Il est impossible d'obtenir un contact visuel aligné avec un équipement classique, car la caméra est placée hors de la zone d'affichage de l'unité utilisée par le réceptionniste à distance. En conséquence, le regard du réceptionniste se fixe plus bas que la caméra. Résultat : le réceptionniste ne regarde pas le client dans les yeux, mais fixe un point au-dessus de sa tête ou sur sa poitrine. Il s'agit d'un vrai défaut pour la communication humaine.
Teleportel a mis au point des postes de travail brevetés et dédiés conçus pour permettre à la fois l'imagerie 3D et le contact visuel aligné. Ces postes de travail ne sont pas obligatoires, mais facultatifs. En d'autres termes : vous pouvez également fournir un ordinateur portable au réceptionniste, mais dans ce cas, il n'y aura pas de contact visuel aligné.
Pour mettre en place une Réception à distance, prévoir une communication vidéo en direct est loin de suffire. En fait, c'est probablement l'aspect le plus simple et le plus minime de la solution globale. Ce qui fait la grande différence en termes de qualité et d'efficacité de la réception, c'est tout le processus auxiliaire qui se déroule avant, pendant et après l'appel vidéo en direct. Nous avons développé un logiciel spécialisé pour organiser efficacement le flux de travail en back-office (c'est-à-dire des réceptionnistes qui travaillent d'un même endroit ou de plusieurs endroits différents) et pour assurer un service à 100 % au client. En effet, il est capital de ne pas oublier un client après qu'il a appuyé sur le bouton, d'éviter les files et les temps d'attente, d'autoriser toutes les transactions et interactions possibles nécessaires au moment de la réception.
Routage intelligent, dynamique et automatique vers l'agent disponible le plus adéquat (selon les compétences des agents).
Vue d'ensemble complète de tous les kiosques, y compris leur statut en temps réel : kiosque en ligne (alimentation, réseau), kiosque actuellement connecté à un autre agent, où et depuis combien de temps les visiteurs attendent-ils, etc.
La communication vidéo en direct peut être basculée d'un kiosque de réception vers un autre en 2 secondes. Les appels en cours peuvent être transférés à un collègue. Les appels téléphoniques (du kiosque) peuvent également être intégrés.
Mise en attente : l'appel en cours peut être mis en attente pendant qu'un deuxième appel est traité. Dans l'intervalle, le client du kiosque 1 visionne un clip vidéo (donnant des informations utiles). Un kiosque peut également être mis « hors service » (par exemple, pendant qu'un agent est temporairement indisponible) et basculer automatiquement vers le réceptionniste virtuel.
Gestion de la file d'attente
Partage de contenu : un écran peut être partagé avec un visiteur, même depuis un autre ordinateur et un autre réseau (sans devoir établir une connexion entre les deux réseaux).
Enregistrement de client et impression ou délivrance d'un badge RFID
Ouverture des portes, couloirs rapides, armoires à casiers.
Authentification des cartes eID et des passeports
Numérisation et sauvegarde des documents ou objets que l'invité présente
Prenez contact avec nous si vous avez des questions ou si vous souhaitez essayer ce concept ou mettre en place une validation de principe.
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