Le Hotel Video Hospitality Desk améliore votre prestation de service et augmente votre productivité.
Les technologies les plus récentes vous permettent de servir vos clients à distance sans mettre en danger le niveau de la prestation de services. Le contraire est souvent le cas. Aux moments où votre réceptionniste est occupé ou absent, un Réceptionniste – qui se trouve à un autre endroit – peut établir une connexion live video avec vos clients. Cette connexion live video est possible immédiatement et sans difficulté. Il suffit que le client appuie sur l'écran tactile pour établir la connexion avec un réceptionniste qui se trouve à un autre endroit. Ou bien le réceptionniste qui se trouve ailleurs « tient les choses à l'œil » grâce à la caméra et établit proactivement la connexion vidéo, avant même de l'arrivée du client à la réception. De cette manière, le réceptionniste attend déjà le client à son arrivée. Ou bien la détection de mouvement dans le hall déclenche une connexion automatique.
Les connexions live video sont protégées par le chiffrement et d'autres techniques. Les documents qui sont transmis à distance sont sûrs. Vous pouvez en outre opter pour un cloud server privé qui n'est pas partagé avec d'autres entreprises. Ceci vous permet de pousser la protection au maximum. Le système utilise les techniques vidéo et internet les plus récentes et n'est pas comparable à des systèmes « legacy » comme Skype ou video- conferencing ou telepresence. En outre, le réceptionniste (qui se trouve à un autre endroit) peut apparaître pour le client, avec un contact visuel véritablement aligné. Autrement dit, votre réceptionniste regardera le client véritablement dans les yeux et non pas les yeux baissés ou les yeux levés comme cela est le cas avec les video chats. Ce contact visuel aligné est établi grâce à un format « Agent Workstation » breveté qui utilise ce qu'il est convenu d'appeler un « beampslitter ». La qualité vidéo et audio est élevée et il n'y a pas de problèmes « lipsync » notables (problème de synchronisation entre le son de la voix et le mouvement des lèvres). Malgré ceci, les besoins en largeur de bande (réseau) sont modestes et aucun réseau spécial n'est nécessaire.
Le réceptionniste qui se trouve « à un autre endroit » peut se trouver n'importe où. La seule chose qui est nécessaire est un ordinateur de bureau et une bonne connexion internet. Le réceptionniste peut travailler à partir d'une autre ville, d'un autre pays ou d'un autre hôtel, mais peut tout aussi se trouver dans l'hôtel même (p. ex. un collaborateur administratif à un autre poste de travail dans l'hôtel). Ou ceci peut aussi se faire à partir d'un call-center. Cette flexibilité vous permet d'augmenter votre productivité en recourant à un réceptionniste qui est seulement et exclusivement présent à la réception au moment où un client se présente. Mais si aucun client n'est dans le voisinage, il n'y a pas non plus de réceptionniste. Le « idle » time (temps mort) est ainsi totalement neutralisé, la main-d'œuvre disponible étant utilisée optimalement à différents endroits. En outre, le système permet de connecter toujours les appels avec le bon réceptionniste grâce à un routage intelligent et dynamique. Ceci est possible par exemple en se basant sur les connaissances linguistiques ou d'autres connaissances.
Le système élimine non seulement les temps morts du réceptionniste mais supporte en outre le réceptionniste présent, car il devient à présent tout de suite possible, en effet, de « recourir à un collègue qui se trouve à un autre endroit » mais qui peut intervenir immédiatement pour diminuer les files d'attente et servir les clients plus rapidement et mieux. De cette manière, les files d'attente sont éliminées sans frais supplémentaires.
SYSTÈME OUVERT
Le système est ouvert et peut être facilement connecté avec des systèmes ICT et banques de données existants. Grâce à cela, par exemple, les réservations et les paiements peuvent être intégrés dans l'application. Depuis l'autre emplacement, le réceptionniste peut aussi imprimer des documents (p. ex. des factures ou des plans), éditer des clés électroniques qui donnent accès aux chambres, ouvrir des portes, etc. En d'autres termes, pratiquement tout ce qu'un réceptionniste sur place peut faire pour le client peut être fait à distance. En outre, le même réceptionniste (en utilisant le même ordinateur de bureau ou le même poste de travail) peut aussi servir le client via le site web de l'hôtel sur son mobile ou son ordinateur de bureau. Ceci est bien entendu possible aussi depuis la chambre, le mobile ou l'ordinateur de bureau du client. Cette architecture « multi-channel » peut conférer une dimension totalement nouvelle à votre prestation de services.
La manière dont vous intégrez cette nouvelle technologie dans vos processus de service dépend de vos objectifs. Vous pourriez activer l'écran au moment où le réceptionniste n'est pas disponible ou est absent. Ou bien vous pourriez mettre en œuvre le réceptionniste à l'autre endroit, uniquement en dehors des « heures normales » (p. ex. la nuit). Ou bien vous pourriez opter pour mettre en œuvre le service uniquement en cas de files d'attente. Ou bien vous utilisez le réceptionniste à l'autre endroit en permanence, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Dans tous les cas, la prestation de services pour vos clients sera excellente, car cette technique fiable fonctionne de manière aussi personnelle que si le réceptionniste était derrière son comptoir. Un réceptionniste peut toujours être présent quand un client s'annonce, mais cette présence peut être évitée si aucun client n'a besoin de ce service. L'économie peut se révéler très élevée.
Le système dispose d'un Reporting Module qui permet de créer des rapports statistiques détaillés : qui s'est présenté, combien de temps le client a-t- il dû attendre, combien de temps a duré l'interaction avec le client, le client a-t- il été satisfait de la prestation de service, etc. Ces informations procurent un contrôle complet sur la gestion et contribuent à dynamiser et à optimiser les processus en permanence.
