Le kiosque peut lui aussi se parer des couleurs de votre entreprise. Voyez trois exemples ci-dessous.
Il est possible, en option, de prévoir une imprimante de badges distincte, donc non intégrée. Cependant, cela ne donne pas un aspect professionnel, c'est pourquoi ce n'est pas le choix recommandé.
Langues : l'application est disponible dans 3 langues (NL-FR-EN). D'autres langues sont possibles en supplément.
Communication vidéo directe : l'invité discute, par le biais d'une connexion audiovisuelle haute définition, avec le réceptionniste qui ne se trouve pas physiquement au même endroit.
Enregistrement : cette opération est réalisée soit par l'invité lui-même, soit par le réceptionniste. Elle consiste à inscrire l'invité dans le registre des visiteurs. Ses données (nom, prénom, société, plaque d'immatriculation et nom de la personne de contact, à sélectionner dans un menu déroulant) ne sont conservées que 48 heures sur le serveur, mais peuvent être transférées au client (à des fins de rapport d'historique) avant d'être effacées. Au moment du départ, soit l'invité, soit l'hôte, soit le réceptionniste désinscrit le visiteur (sur la base de son nom). Ceci ne nécessite pas d'intégration avec le système de contrôle d'accès.
Notification :l'hôte reçoit un SMS et un e-mail à l'enregistrement de l'invité. L'e-mail contient un lien sur lequel l'hôte doit cliquer pour accuser réception du message et confirmer qu'il va venir chercher l'invité. S'il ne clique pas sur le lien dans la minute, une connexion est établie avec le réceptionniste qui prend alors le visiteur en charge. Pour que cette notification puisse être envoyée, il faut que le client mette à disposition une liste au format .csv de ses collaborateurs reprenant leur nom, leur prénom, leur adresse e-mail et leur numéro de GSM. Le client peut transmettre cette liste de façon manuelle et occasionnelle (en la glissant-déposant sur un serveur sécurisé) OU automatiquement, chaque jour, à partir de son répertoire (sur un serveur cloud SFTP).
Rapports :le système génère des listes au format .csv que le client peut importer dans une feuille de calcul pour réaliser des statistiques, des graphiques, des tableaux et des aperçus. Ces listes comprennent le nombre et le type de visiteurs, les heures d'arrivée et de départ, le temps d'attente avant l'intervention d'un réceptionniste, la durée de connexion et le degré de satisfaction des visiteurs.
Identité graphique :les écrans peuvent être adaptés à l'identité graphique du client, moyennant l'envoi par ce dernier d'un fichier .png (1280 x 720 paysage). Ainsi, le client peut appliquer son logo, ses couleurs, ses visuels, ses polices de caractère, etc.
Si le client dispose d'un budget limité, il peut opter pour un modèle d'entrée de gamme, qui offre les mêmes fonctionnalités que la version de Base (voir ci-dessus), mais avec un matériel simplifié et moins costaud : un écran tactile de 21 pouces avec caméra, micro et haut-parleur intégrés, lui aussi disponible en version de bureau ou à fixer au mur. Pour des questions de (cyber)sécurité, un cadre protecteur sur mesure en plastique est placé, qui empêche les personnes non autorisées d'accéder aux entrées/sorties (USB, HDMI…). De plus, les prises USB sont physiquement bloquées. Du reste, ce cadre (blanc dans l'image ci-dessous) peut également être réalisé dans d'autres couleurs (la palette de couleurs étant toutefois limitée) à des fins d'identité visuelle. Dans cette version aussi, l'imprimante de badges peut, en option, être installée à côté de l'écran, mais cette configuration paraît moins professionnelle.
Le modèle Premium offre toutes les fonctionnalités de la version de Base (voir ci-dessus), et peut offrir des fonctions supplémentaires.
Préenregistrement : cette application repose sur une adresse URL où l'hôte saisit sa propre adresse e-mail, celle du/des visiteur(s) et la langue choisie. L'invité reçoit alors un e-mail normalisé (rédigé à l'avance et dans la langue sélectionnée) indiquant les détails pratiques (parking, transports publics, accès, etc.). Cet e-mail contient aussi un code QR que l'invité est prié de scanner au kiosque de réception, à son arrivée, pour s'enregistrer. Ce scan déclenche l'envoi à l'hôte d'une notification par SMS et e-mail (voir plus haut) ainsi que l'affichage sur l'écran d'un message (texte + visuel) ou d'un avatar d'I.A. informant le visiteur (dans la bonne langue) qu'on va venir le chercher, et lui donnant éventuellement d'autres instructions.
DE BUREAU
MONTAGE MURAL
L'invité insère sa carte d'identité, et le système lit son nom et son prénom pour l'enregistrer et imprimer son badge.
Un badge autocollant peut être imprimé au moment de l'enregistrement par l'invité ou le réceptionniste.
En option, un scanner de pièce d'identité peut être inséré dans le pied, près de l'imprimante de badges. Outre les moyens de protection (projection de 3 types de lumière pour identifier les faux passeports), il existe également un « abonnement » pour le contrôle des pièces d'identité, une mesure de contrôle supplémentaire de l'authenticité des documents soumis.
Cet exemple de configuration Premium montre les éléments suivants : écran tactile, caméra, micro, haut-parleur, scan QR, scanner de passeport et imprimante de badges.
Disponible séparément, le pied n'est pas forcément équipé d'un lecteur de badges et/ou d'un scanner de pièce d'identité. Certains clients le commandent pour des raisons esthétiques ou pratiques (par ex. s'il n'y a pas de bureau à disposition pour installer l'écran, ni de possibilité de montage mural). En d'autres termes, il n'est pas indispensable d'opter pour le scanner de passeports et/ou l'imprimante de badges pour obtenir un pied séparé. La photo ci-dessous présente une configuration Premium avec un pied « vide ».
L'ajout d'un microprocesseur permet d'ouvrir une porte à distance. Cette opération peut être automatique (à l'enregistrement, par ex.) ou être déclenchée par le réceptionniste à distance (dans l'interface agent/utilisateur).
La porte du client doit être équipée d'une serrure électronique. Un signal (https) est envoyé du cloud au microprocesseur par une connexion réseau câblée, pas par wifi. Cette opération est soit automatique, soit lancée par le réceptionniste. Ensuite, le microprocesseur commande le relais de la serrure de porte concernée par un contact sec simple, ce qui n'implique aucune intégration au système de contrôle d'accès. Le microprocesseur est doté de 2 relais.
En option, là où l'appareillage risque davantage d'être malmené, le pied peut être lesté afin qu'il soit plus difficile de renverser le kiosque.
De plus, le pied peut être collé et ancré au sol au moyen de 4 boulons.
Du reste, les colonnes peuvent être enduites d'un produit anti-graffiti qui donne une surface ultra-lisse sur laquelle les graffitis n'adhèrent guère et sont donc faciles à enlever. Le nombre de couleurs est restreint.
Les écrans peuvent être adaptés à l'identité graphique du client. Pour cela, le client doit remettre les éléments nécessaires.
| TABLEAU DES FONCTIONNALITÉS | |||
|---|---|---|---|
| BASE | ENTR. DE GAMME | PREMIUM | |
| 3 langues | x | x | x |
| Communication vidéo directe | x | x | x |
| Enregistrement | x | x | x |
| Notifications | x | x | x |
| Rapports | x | x | x |
| Lecteur de carte électronique | x | ||
| Préenregistrement (scan QR) | x | ||
| Imprimante de badges | Bureau | Bureau | Intégrée |
| Scanner de pièce d'identité | x | ||
| Ouverture de porte | x | x | x |
| Identité graphique | x | x | x |
| Vandalisme | x | x |