Necessary Cookies	I accept No thanks
Functional Cookies not applicable for this site
Performance and analytics cookies	I accept No thanks
Advertising cookies, social media cookies and cookies from other media companies	I accept No thanks

De Uitdaging: Inefficiëntie en Kosten bij Receptiediensten

Organisaties worden meer en meer geconfronteerd met groeiende uitdagingen in het beheer van hun receptie. De meest voorkomende problemen zijn : hoge kosten, kwaliteit van de dienstverlening en schaarste op de arbeidsmarkt. Dit vertaalt zich in lange wachttijden en inefficiënte processen. Receptionisten zijn soms niet beschikbaar op kritieke momenten, of ze zitten zonder zinvolle activiteit terwijl er geen bezoekers zijn. Dit leidt tot verborgen kosten en tijdverspilling. Andere knelpunten zijn een gebrek aan duidelijke afspraken, verwarring bij bezoekersregistratie, en ontoereikende training van personeel. Daarnaast kampen bedrijven met technologische problemen, zoals verouderde systemen, gebrekkige integratie van software, taalbarrières, en te veel administratieve taken voor receptionisten, waardoor de persoonlijke aandacht voor bezoekers afneemt. Wachtrijen en slechte communicatie tussen systemen dragen verder bij aan de inefficiëntie.

De Oplossing: Een Op Maat Gemaakt Receptieproces

Om deze problemen te verhelpen, voert Teleportel een grondige vooranalyse uit samen met de klant. Hierbij worden de specifieke pijnpunten geïdentificeerd en de omvang van het probleem nauwkeurig bepaald. Op basis van deze analyse worden de juiste 'building blocks' uit de ‘Hospitality Value Chain’ geselecteerd en geïmplementeerd. Dit framework bestaat uit modulaire oplossingen, ontwikkeld op basis van meer dan 15 jaar praktijkervaring. Door deze aanpak krijgt elke klant een op maat gemaakte oplossing die perfect aansluit bij hun specifieke behoeften, cultuur en budget. Dankzij deze modulariteit betaalt de klant alleen voor wat nodig is, zonder overbodige functies of kosten én kan de implementatie worden gefaseerd in de tijd, hetgeen het beheersbaarder maakt.

De Hospitality Value Chain: 54 Modulaire Building Blocks

Teleportel heeft 54 gespecialiseerde 'building blocks' ontwikkeld die modulair inzetbaar zijn en elk receptieproces volledig kunnen transformeren. Deze zijn onderverdeeld in drie hoofdtechnologieën:

De Digitale Receptie: digitale toepassingen zoals registratie, voor-registratie met QR codes, badges, en notificaties via e-mail en SMS, met integratie van veiligheidsvragen en andere processen.

De Virtuele Receptie: Op maat gemaakte video-avatars, gestuurd door AI, die autonoom bezoekers ontvangen zonder menselijke tussenkomst.

De Receptie op Afstand: Live video-ondersteuning waarbij een medewerker, op afstand, dezelfde taken uitvoert als een fysiek aanwezige receptionist. Dit kan met 2D-video of met 3D holografische technologie voor een levensechte, zeer realistische ervaring met een sterk gevoel van aanwezigheid. De digitale transformatie van de receptie wordt écht persoonlijk waarbij een warm en menselijk onthaal centraal staat.

De zorgvuldig geselecteerde technieken worden in een maatoplossing gegoten en geïntegreerd met back-office systemen en backend-infrastructuren zoals toegangscontrole en bezoekersbeheer. De optimale mix wordt gevonden tussen receptie-dienstverlening mét en zonder menselijke tussenkomst. Het eindresultaat hangt af van uw specifieke context, doelstellingen, prioriteiten en middelen.

Het systeem wordt centraal beheerd via 'The Manager', een cloudgebaseerd platform dat real-time beheer, GDPR-conforme dataverwerking, en uitgebreide rapportagemogelijkheden biedt.

Cybersecurity als Cruciale Component

In digitale recepties is cybersecurity vaak een onderschat aspect. Bij Teleportel wordt veel aandacht besteed aan de veiligheid van deze systemen. Eén van de 54 building blocks is specifiek gewijd aan cybersecurity, met een reeks van 20 gespecialiseerde maatregelen. Deze kunnen, afhankelijk van de behoefte van de klant, worden toegepast, aangepast en uitgebreid. De beveiligingsoplossingen worden continu up-to-date gehouden om nieuwe dreigingen te kunnen pareren.

Het Resultaat: Kostenbesparing én Verbeterde Bezoekerservaring.

De receptie maatwerkoplossingen van Teleportel zijn ontworpen met oog op de prioriteiten van de klant, of dat nu kostenverlaging, een verbeterde bezoekerservaring of hogere veiligheidsnormen betreft. Door middel van monitoring en rapportages, waaronder bezettingsgraad, bezoekersaantallen, wachttijden en bezoekerstevredenheid, kan het systeem voortdurend worden geoptimaliseerd. Dit zorgt voor blijvende verbeteringen in zowel de kwaliteit als de productiviteit van de receptiediensten. In de afgelopen 15 jaar is er haast geen enkel project geweest met een ROI langer dan één jaar. Gemiddeld ligt de terugverdientijd tussen 5 en 10 maanden, indien de aanbevelingen van Teleportel worden gevolgd. Een vuistregel om het midden te houden tussen maximale kostenverlaging en best mogelijke dienstverlening, is om te streven naar 80% interactie met de gast zonder menselijke tussenkomst en 20% mét menselijke tussenkomst. Maar deze mix hangt volledig af van uw doelstellingen en prioriteiten.

De ‘Value on Investment’ (VOI) is zelfs nog indrukwekkender: vrijwel elke klant ervaart een aanzienlijke verbetering in de dienstverlening en bezoekerstevredenheid na de digitale transformatie.

Hieronder een paar van de vele praktijkvoorbeelden :

Automatische receptie met integratie van agendasystemen, toegangssysteem en back-end databases. Uitgebreid en geavanceerd wachtrijbeheer én fysieke beveiliging.

Politie-aangiftes op afstand met inzet van de 3D Holographical Reality technologie, geïntegreerd in de IT infrastructuur.