Advanced Reception Technologies
Advanced Reception Technologies
Met de 'Receptie op Afstand' wordt uw receptie op afstand bijgewoond door een persoon op een externe locatie, met gebruik van beveiligde, hoogwaardige video-communicatie. Het verbetert klantenservice, professionaliteit en operationele efficiëntie. Het menselijk contact voegt een gepersonaliseerde ervaring toe. Het is kosteneffectief en biedt aanzienlijke besparingen op salarissen, kosten en kantoorruimte. Externe receptionisten bieden verlengde service-uren en hun beschikbaarheid om receptiediensten te verlenen - precies wanneer nodig - is gegarandeerd.
Dit is een 100% persoonlijke receptie voor uw gast, precies alsof de receptionist fysiek aan de receptiebalie zou staan. Uw gast communiceert live - met behulp van hoogwaardige videokwaliteit - met een medewerker ('receptionist' of 'agent') die zich op een andere locatie bevindt. Sommige bedrijven besteden deze dienst uit aan gespecialiseerde 'Facilities Companies'. De 'externe receptionist' zorgt voor alle taken die van een receptionist worden verwacht: begroeting van de gast, aanbieden van koffie, melding aan de contactpersoon, de deur openen, registratie, badge afdrukken en het beantwoorden van eventuele vragen die de gast mag hebben.
De meeste videochat-communicatiesystemen gebruiken 'mediaservers' om te communiceren via video en audio. Met andere woorden: de deelnemers 'ontmoeten' en 'communiceren' op een cloudserver. Het is vaak niet duidelijk waar deze servers worden gehost, wie ze controleert en hoeveel andere organisaties dezelfde server gebruiken. Bovendien heeft deze technologie problemen met vertragingen en lip-synchronisatie.
Teleportel gebruikt een andere technologie waarbij alle videoverbindingen op basis van P2P worden opgebouwd en de communicatie is versleuteld. De gebruikte server is geen 'mediaserver', maar een 'signaleringsserver' en houdt zich alleen bezig met de 'signalering' (d.w.z. niet met de video- en audiocommunicatie). Deze servers worden gehost op Amerikaanse bodem voor Amerikaanse klanten, op Britse bodem voor Britse organisaties en op EER-bodem voor Europese bedrijven. Dit om te voldoen aan privacyregelgeving. Dit alles draagt bij aan beveiliging. Klanten van Teleportel hebben ook de mogelijkheid om de cyberbeveiliging nog verder te verbeteren door een privé, toegewijde server te gebruiken. Deze server heeft een vast openbaar IP-adres dat kan worden gebruikt in de firewalls van het netwerk van de klant. Ook wordt de server niet gedeeld met andere bedrijven. De servers zijn redundant en de uptime is minimaal 99,99%. Dit resulteert allemaal in hoge videokwaliteit zonder lipsync-problemen of andere afwijkingen die vaak worden geassocieerd met videochat.
U levert zelf de hardware en Teleportel levert de software. Dit is ongetwijfeld de meest goedkope manier om uw receptie op afstand bij te wonen. Bovendien is het zeer eenvoudig en snel te implementeren: de activatie kan letterlijk op één nacht worden gedaan!
De externe receptionist verschijnt voor uw gast op een 2D-scherm van een robuuste, elegante kiosk; die kan worden uitgerust met randapparatuur zoals QR-scanners, badgeprinters, RFID-badgeverdeler, eID-lezer, paspoortscanner, documentprinter, documentcamera, enzovoort... In totaal zijn er 25 modellen 2D Kiosken beschikbaar in desktop-, wandmontage- en vloerstandformaat. De 2D Kiosken zijn geschikt voor gebruik binnen en buiten. De meest populaire 'familie' van het brede scala aan Teleportel-kiosken is de 'RealReceptionist' (die ook te vinden is in onderstaande link)
Sommige klanten kiezen ervoor om 'Receptie op Afstand' te combineren met 'Parcel Lockers'. Dit systeem stelt de externe receptionist in staat om de kluisdeur op afstand bij te wonen, met de mogelijkheid om de kluisdeuren op afstand te bedienen, terwijl ze live in interactie staat met de gast of bezorgdienst. Het receptiescherm kan fysiek gescheiden zijn van de kast of geïntegreerd zijn, afhankelijk van uw wensen. We zullen het Parckel Locker Systeem op maat bouwen om aan uw behoeften te voldoen.
Deze 3D-displaytechnologie (ook wel 'Teleportatie voor Bedrijven' genoemd) is zonder twijfel de meest geavanceerde manier om op afstand te communiceren. De receptionist (die zich op een andere locatie bevindt) lijkt echt fysiek aanwezig te zijn: ze verschijnt levensgroot, in 3D en met uitgelijnd oogcontact (zie hieronder). Er is geen zichtbaar scherm of camera. De meeste gasten realiseren zich niet dat de receptionist zich eigenlijk op een andere locatie bevindt. Dit is echt zo goed als aanwezig zijn! Het gevoel van aanwezigheid is zeer sterk, maar kan niet worden ervaren op het 2D-scherm dat u nu bekijkt. Men moet fysiek voor de kiosk staan om dit authentieke gevoel van aanwezigheid te begrijpen en ervaren. De kans is groot dat u dit nog niet eerder heeft gezien. Verschillende modellen zijn te zien in onze demoruimte. Aarzel niet: u zult het niet snel vergeten. Dat is een garantie.
Een unieke eigenschap van Teleportel is het 'uitgelijnd oogcontact', waarbij de receptionist de gast recht in de ogen kijkt. Dat maakt een groot verschil als het gaat om het opbouwen van een band en het overbrengen van vertrouwen. Uitgelijnd oogcontact kan niet worden bereikt bij het gebruik van 'klassieke' apparatuur omdat de camera buiten het weergavegebied van het apparaat wordt geplaatst dat wordt gebruikt door de externe receptionist. Als gevolg hiervan gaat de ooglijn van de receptionist naar beneden ten opzichte van de camera en het resultaat is dat de receptionist de gast niet recht in de ogen kijkt, maar wel naar zijn/haar hoofd of borst kijkt. Dit is een groot probleem wat de communicatie betreft.
Teleportel heeft gepatenteerde, speciale Agent Workstations ontwikkeld om zowel de 3D-beelden als het uitgelijnde oogcontact te bereiken. Deze Workstations zijn niet verplicht, maar optioneel. Met andere woorden: u kunt ook een laptop gebruiken voor de receptionist, maar in dat geval is er geen uitgelijnd oogcontact.
Een 'Receptie op Afstand' vereist veel meer dan alleen het tot stand brengen van een live videoverbinding. Sterker nog, dat is waarschijnlijk het kleinste en eenvoudigste onderdeel van de totale receptieoplossing. Het is alles in het receptieproces (voor, tijdens en na het live video-gesprek) dat het grote verschil maakt in de kwaliteit en effectiviteit van de receptie. Voor een efficiënte workflow-organisatie in 'de back-office' (d.w.z. receptionisten die van dezelfde of van veel verschillende locaties werken) en om een 100% service aan de gast te waarborgen, is gespecialiseerde software ontwikkeld. Dit omdat het moet worden vermeden om een gast te 'vergeten' nadat hij/zij op de knop heeft gedrukt, om wachtrijen en wachttijden te voorkomen, om alle mogelijke transacties en interacties toe te staan die vereist zijn bij de receptie.
Intelligente, dynamische, automatische routering naar de meest geschikte agent (op basis van de vaardigheden van de agenten) die beschikbaar is.
Volledig overzicht van alle kiosken inclusief hun realtime status: is de kiosk online (stroom, netwerk), is de kiosk momenteel verbonden met een andere agent, waar en hoelang wachten bezoekers, ...
Live video-communicatie kan worden overgeschakeld tussen verschillende receptiekiosken binnen 2 seconden. Actieve gesprekken kunnen worden overgedragen aan een collega. Ook telefoongesprekken (vanaf de kiosk) kunnen worden geïntegreerd.
In wacht: het lopende gesprek kan in wacht worden gezet terwijl een tweede gesprek wordt afgehandeld. In tussentijd kijkt de bezoeker bij Kiosk 1 naar een videoclip (met nuttige informatie). Een kiosk kan ook 'buiten gebruik' worden gezet (bijvoorbeeld wanneer de agent tijdelijk niet beschikbaar is) en automatisch overschakelen naar de Virtuele Receptionist.
Wachtlijn- en wachtrijbeheer
Inhoud delen: een scherm kan worden gedeeld met een bezoeker, zelfs vanaf een andere computer en een ander netwerk (zonder een verbinding tussen de twee netwerken tot stand te brengen)
Registratie van de gast en afdrukken of uitgeven van een RFID-badge
Deuren openen, speedlanes, kluisjes.
Authenticeren van eID-kaarten en paspoorten
Scannen en opslaan van documenten of objecten die de gast presenteert
Als u vragen heeft, als u wilt testen of een Proof of Concept wilt opzetten, neem dan contact met ons op.
English
Nederlands
Français
Deutsch