Necessary Cookies	I accept No thanks
Functional Cookies not applicable for this site
Performance and analytics cookies	I accept No thanks
Advertising cookies, social media cookies and cookies from other media companies	I accept No thanks

Le Défi : Inefficacité des Services d'Accueil et Coûts Excessifs

Les entreprises sont de plus en plus confrontées à des défis complexes dans la gestion de leurs services d'accueil. Parmi les principaux obstacles, on trouve les coûts élevés, la qualité variable du service et la pénurie de personnel qualifié. Ces difficultés entraînent souvent des temps d'attente prolongés et des processus peu efficaces. Il arrive que les réceptionnistes soient indisponibles à des moments clés, ou bien inoccupés lorsque les visiteurs se font rares, générant ainsi des coûts cachés et une perte de productivité. L'absence de procédures clairement définies, les erreurs lors de l'enregistrement des visiteurs et un manque de formation adaptée, aggravent ces dysfonctionnements. De plus, les entreprises doivent aussi faire face à des problèmes technologiques, tels que des systèmes informatiques obsolètes, une intégration déficiente des logiciels, des barrières linguistiques et une surcharge administrative des réceptionnistes, au détriment de l'accueil personnalisé des visiteurs. Enfin, les files d'attente et la mauvaise communication entre les différents systèmes aggravent encore l'inefficacité générale.

La Solution : Un Processus d'Accueil Sur Mesure

Pour répondre à ces problématiques, Teleportel commence par une analyse approfondie en collaboration étroite avec chaque client, afin de pouvoir identifier précisément les points faibles et d'évaluer l'ampleur des défis à relever. Sur la base de ces constats, nous sélectionnons et mettons en œuvre les 'blocs de construction' appropriés de notre 'Hospitality Value Chain' (la chaîne de valeur de l'hospitalité), un cadre de solutions modulaires, développé à partir de plus de 15 ans d'expérience pratique. Chaque client se voit proposer une solution sur mesure, parfaitement alignée sur ses besoins, sa culture et son budget. La modularité de ces solutions permet au client de ne payer que pour les fonctionnalités nécessaires, sans coûts ou options superflus. De plus, l'implémentation peut être réalisée par étapes, ce qui facilite sa gestion.

La Hospitality Value Chain : 54 'Blocs de Construction' Modulaires.

Teleportel a ainsi développé 54 blocs de construction spécialisés, modulaires et capables de transformer complètement tout processus d'accueil. Ces modules sont regroupés en trois technologies principales :

La Réception Digitale – Des solutions numériques comme l'enregistrement et le pré-enregistrement via QR codes, ainsi que la gestion de badges. Elles comprennent également des notifications par e-mail et SMS, tout en intégrant des questions de sécurité et d'autres procédures associées.

La réception virtuelle - Des avatars vidéo personnalisés, animés par l'IA, accueillent les visiteurs de manière totalement autonome, sans aucune assistance humaine.

La réception à distance - Avec une assistance vidéo en direct, un employé à distance, peut accomplir les mêmes tâches qu'un réceptionniste sur place. Cette interaction peut se réaliser via une vidéo 2D ou à l'aide de technologies holographiques en 3D, créant ainsi une expérience immersive qui amplifie la sensation de présence. La transformation numérique de l'accueil prend une dimension vraiment personnelle, avec un accueil chaleureux et humain comme priorité.

Nous intégrons des techniques soigneusement sélectionnées dans une solution sur mesure, complétée par des systèmes de back-office et des infrastructures backend, comme le contrôle d'accès et la gestion des visiteurs Nous visons à trouver la combinaison idéale entre les services d'accueil, qu'ils soient automatisés ou nécessitant une intervention humaine. Le résultat final s'adapte parfaitement à votre contexte unique, à vos objectifs, à vos priorités et à vos ressources disponibles.

Le système est centralisé et administré par 'The Manager', une plateforme cloud qui assure une gestion en temps réel, respecte les normes RGPD pour le traitement des données, et propose des fonctionnalités de rapportage complètes.

La Cybersécurité : une Priorité Incontournable

La cybersécurité est souvent négligée dans les accueils numériques, bien qu'elle soit essentielle à leur bon fonctionnement. Chez Teleportel, nous considérons la sécurité de ces systèmes comme une priorité absolue. Parmi nos 54 modules, l'un d'eux est entièrement dédié à la cybersécurité et propose un ensemble de 20 mesures ciblées. Elles peuvent être adaptées, personnalisées et étendues selon les besoins spécifiques de chaque client. De plus, nos solutions de sécurité sont régulièrement mises à jour pour faire face aux menaces émergentes.

Le Résultat : Des Économies et une Expérience Visiteur Améliorée.

Les solutions de réception sur mesure proposées par Teleportel sont élaborées en tenant compte des priorités des clients, qu'il s'agisse de réduire les coûts, d'améliorer l'expérience des visiteurs ou de renforcer les normes de sécurité. La mise en place d'un système de surveillance et de rapportage, intégrant des indicateurs tels que le taux d'occupation, le nombre de visiteurs, les temps d'attente et le niveau de satisfaction des visiteurs, permet une optimisation continue du système Cette approche favorise des améliorations durables tant de la qualité que de la productivité des services d'accueil. Au cours des 15 dernières années, peu de projets ont atteint un retour sur investissement (ROI) en moins d'un an. En appliquant les recommandations de Teleportel, le délai moyen de retour sur investissement se situe généralement entre 5 et 10 mois. Pour maximiser les économies tout en préservant la qualité de service, il est recommandé d'orienter 80% des interactions clients vers des solutions sans intervention humaine, en réservant 20% à l'assistance humaine. Cette répartition peut néanmoins être ajustée en fonction de vos objectifs et vos priorités spécifiques.

La 'Valeur ajoutée de l'Investissement' (VAI) est vraiment impressionnante : quasiment tous les clients constatent une amélioration significative de la qualité des services et de la satisfaction des visiteurs après la transformation numérique.

Voici quelques exemples concrets :

Réception automatique avec intégration complète de systèmes de planification, de contrôle d'accès et de bases de données. Gestion sophistiquée des files d'attente et mesures de sécurité renforcées.

Dépôts de plaintes à distance utilisant la technologie de réalité holographique 3D intégrée à l'infrastructure informatique.