Le Configurateur de Réception Teleportel

ENREGISTREMENT

Performant et rapide

Grâce à un système d'enregistrement numérique, les visiteurs sont répertoriés de manière rapide et facile, ce qui réduit et évite les filles d'attente à l'accueil. Ils ont la possibilité de saisir leurs informations personnelles à l'avance, ce qui réduit le temps d'enregistrement lors de leur arrivée (voir Pré-enregistrement). Ce système optimise les flux de visiteurs et améliore globalement leur expérience.

Sécurité renforcée

Un système numérique fournit une vue d'ensemble en temps réel des personnes présentes dans le bâtiment, ce qui est crucial en cas d'évacuation d'urgence. Il permet d'avoir rapidement une liste précise des visiteurs, facilitant ainsi la gestion de l'évacuation. De plus, il aide à identifier et à exclure plus facilement les personnes non autorisées, renforçant ainsi la sécurité globale du site.

Gestion et conformité des données

Le registre visiteur papier est souvent moins fiable et plus sujet aux erreurs. En revanche, les systèmes numériques offrent une sécurité renforcée pour les données, facilitent leur accès pour les audits et les rapports, et assurent une conformité rigoureuse aux exigences légales, comme le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Ils permettent ainsi de capturer et de gérer les informations de manière précise et conforme.

Excellence professionnelle et gestion de l'image

Un système d'enregistrement numérique et moderne renforce l'image professionnelle de votre organisation. En offrant aux visiteurs un accueil fluide et contemporain, vous laissez une impression favorable qui valorise davantage votre entreprise.

Image de marque

Les écrans sont entièrement adaptés à votre identité visuelle et à vos procédures spécifiques. Vous nous transmettez la mise en page souhaitée, et Teleportel se charge de tout le reste.

Autres Formalités

La procédure de réception peut prévoir des formalités supplémentaires telles que la signature d'un accord de confidentialité ou la consultation des consignes de sécurité et la réponse à des questions de prévention, qui doivent toutes être complétées correctement avant d'accorder l'accès. De plus, des mesures temporaires, comme des directives d'hygiène spécifiques en cas de pandémie, peuvent être intégrées au processus. Ces applications sont personnalisées pour répondre à vos besoins et exigences bien précis.

Réduction des dépenses

Bien que l'investissement initial dans un système numérique puisse sembler élevé, il engendre des économies à long terme. En réduisant les charges administratives et la consommation de papier, tout en améliorant l'efficacité, on observe une diminution significative des coûts opérationnels.

PRE-ENREGISTREMENT

1. Performance Efficace et Économie de Temps:

Les clients préenregistrés n'ont plus besoin de s'inscrire manuellement à leur arrivée, ce qui réduit les temps d'attente et allège les tâches administratives. Cela accélère le processus d'accueil et améliore l'efficacité de l'équipe.

2.Une expérience exceptionnelle pour les visiteurs :

Les invités se sentent bien accueillis et sereins grâce à la transmission préalable de toutes les informations nécessaires. Cela minimise le stress et les incertitudes liés au lieu et à l'organisation de l'accueil, rendant ainsi leur visite beaucoup plus agréable.

3. Amélioration de la sécurité :

En pré-enregistrant vos invités, vous obtenez une vue d'ensemble précise des personnes attendues et de leur arrivée dans le bâtiment. L'utilisation du QR code assure que seules les personnes autorisées peuvent accéder à l'établissement, ce qui renforce considérablement la sécurité globale.

4. Optimisation des coûts :

En automatisant le système d'enregistrement, vous diminuez la nécessité d'engager du personnel supplémentaire pour la gestion des visiteurs et l'administration, ce qui génère des économies considérables à long terme.

5. Respectueux de l'environnement et durable :

Réduire la consommation de papier en favorisant l'enregistrement et la communication numériques soutient les objectifs de développement durable de votre organisation.

6. Enregistrement sécurisé et précis des visiteurs :

Le pré-enregistrement numérique offre des données fiables et actualisées sur vos visiteurs, essentielles pour vos rapports et analyses internes.

En résumé, en utilisant un QR code envoyé à l'avance pour le pré-enregistrement, vous assurez un accueil plus fluide, sécurisé et accueillant. De plus, cela permet de réaliser des économies et de soutenir le développement durable.

NOTIFICATION

1. Communication instantanée :

L'hôte(sse) est immédiatement informé(e) de l'arrivée de l'invité, ce qui permet un accueil sans délai et assure un flux rapide avec des temps d'attente réduits.

2. Amélioration de l'expérience des clients

Les clients se sentent bien accueillis et valorisés lorsque leur interlocuteur les prend en charge de manière rapide et efficace, ce qui enrichit leur expérience globale.

3. Efficacité accrue :

La notification avec le bouton de confirmation de lecture permet à l'hôte(sse) de confirmer immédiatement la réception de l'information. Si l'hôte(sse) ne répond pas, le système active automatiquement un plan de secours en alertant un autre collègue, assurant ainsi que l'invité soit toujours pris en charge.

4. Une meilleure gestion :

Les gestionnaires d'établissement peuvent automatiser la coordination et l'harmonisation de la gestion des visiteurs, ce qui optimise considérablement l'efficacité du processus de visite.

5. Plan d'urgence :

Le système garantit que quelqu'un est toujours disponible pour s'occuper de l'invité, même si l'hôte(sse) initial(e) n'est pas disponible. Cela permet d'éviter les situations inconfortables pour l'invité et de garantir une réception sans faille.

6. Excellence professionnelle renforcée

L'entreprise se distingue par son professionnalisme et son organisation rigoureuse, ce qui renforce considérablement sa réputation. Un processus d'accueil fluide illustre son souci du détail et son orientation client.

En résumé, l'implémentation d'un système de notification avec confirmation de lecture, couplée à un plan de sauvegarde automatique, assure un accueil non seulement efficace et fiable, mais également chaleureux. Cela contribue à améliorer l'efficacité opérationnelle globale tout en maximisant la satisfaction des clients.

BADGES

Les badges sont un outil essentiel pour une gestion efficace et sécurisée des flux de visiteurs. On distingue principalement deux types de badges : les badges imprimés et les badges électroniques. Chacun de ces types présente des avantages distincts, contribuant à la fois à une meilleure organisation et à une sécurité accrue au sein de votre structure.

Badges imprimés

Les badges imprimés peuvent être facilement fixés aux vêtements à l'aide d'un support autocollant ou portés sur une lanière. Dotés de QR codes, ces badges offrent aux visiteurs un accès rapide à des zones spécifiques du bâtiment et fournissent des informations supplémentaires simplement en scannant le code. Cette fonctionnalité facilite la gestion du flux de visiteurs et simplifie la planification de leur itinéraire de visite.

Avantages des badges imprimés

• Convivialité : facile à imprimer et à distribuer dès l'arrivée.

• Rentabilité : réduction des coûts de production par rapport aux badges électroniques.

• Flexibilité : les QR codes peuvent être rapidement générés et adaptés à des besoins précis.

• Aspect professionnel : cela contribue à donner une impression d'organisation et de professionnalisme aux visiteurs.

Badges électroniques (RFID)

Les badges électroniques, tels que les badges RFID (Desfire ou Mifare), proposent des fonctionnalités sophistiquées telles que l'intégration avec le système de contrôle d'accès existant. Ces badges peuvent être configurés pour attribuer des droits d'accès spécifiques, limitant les visiteurs à certaines zones du bâtiment uniquement. Cela renforce à la fois la sécurité et le contrôle des déplacements des visiteurs.

Avantages des badges électroniques :

• Amélioration de la sécurité : contrôle précis des accès aux différentes zones.

• Efficacité: accès rapide et sans contact pour les visiteurs, permettant de réduire les temps d'attente.

• Intégration : les badges électroniques peuvent s'intégrer de manière optimale aux systèmes de contrôle d'accès déjà en place.

• Durabilité : Durabilité accrue et possibilité de réutilisation, offrant ainsi des économies à long terme.
En résumé, les badges, qu'ils soient imprimés ou électroniques, présentent des avantages majeurs pour la gestion des visiteurs. Ils renforcent la sécurité et l'efficacité tout en offrant une expérience professionnelle et bien organisée pour chaque visiteur.

BADGES

Het gebruik van een eID-kaart bij de registratie aan de virtuele en digitale receptie biedt aanzienlijke voordelen voor uw organisatie. De eID-kaart zorgt voor een snelle en nauwkeurige verificatie van de identiteit van bezoekers, wat de efficiëntie verhoogt en wachttijden verkort.

Een cruciaal onderdeel van het gebruik van deze techniek, is de beveiliging en naleving van de GDPR. De persoonlijke gegevens van bezoekers worden op een conforme manier behandeld, dankzij geavanceerde cyberbeveiligingstechnieken. Dit betekent dat data versleuteld wordt en uitsluitend voor het noodzakelijke doel wordt gebruikt, waardoor de privacy van bezoekers gewaarborgd blijft.

Daarnaast wordt alleen een beperkte hoeveelheid persoonlijke data opgeslagen, wat de risico's van datalekken minimaliseert en bovendien worden persoonlijke gegevens (zoals de naam) slechts zeer beperkt bij gehouden.

PASPOORT SCANNERS

Het inzetten van paspoortscanners bij de registratie biedt talrijke voordelen voor uw organisatie. Deze technologie zorgt voor extra veiligheid en voor een snelle en betrouwbare verificatie van bezoekers, wat leidt tot een efficiënter registratieproces en kortere wachttijden.

Paspoortscanners zijn bijzonder nuttig voor internationale bezoekers, aangezien ze identiteitscontrole mogelijk maken ongeacht de nationaliteit van de bezoeker. Bovendien controleert het systeem automatisch op vervalste paspoorten, wat de veiligheid verhoogt.

Een cruciaal voordeel is de beveiliging en naleving van de GDPR. De persoonlijke gegevens van bezoekers worden op een privacy-bewuste manier verwerkt met behulp van geavanceerde cybersecuritytechnieken. Dit garandeert dat de data versleuteld is en uitsluitend voor het noodzakelijke doel wordt gebruikt, waardoor de privacy van bezoekers wordt beschermd. Een nadeel van het inzetten van deze technologie, is de kostprijs, ook mede door de abonnementen op externe dienstverleners (echtheidskenmerken, vervalsingen).

Daarnaast worden slechts minimale persoonlijke gegevens opgeslagen én slechts heel beperkt in de tijd bij gehouden, wat het risico op datalekken verkleint. Deze aanpak versterkt het vertrouwen van bezoekers in uw organisatie en onderstreept uw toewijding aan gegevensbeveiliging en privacybescherming. Cette pratique renforce la confiance de vos visiteurs tout en démontrant votre engagement envers la sécurité des données et la protection de la vie privée.

Reporting

Le système de réception de Teleportel génère des fichiers .csv simples à télécharger et à ouvrir dans votre tableur. Ces fichiers renferment des données essentielles qui vous permettent de créer des statistiques et des graphiques personnalisés, offrant ainsi une vue détaillée sur l'efficacité de votre service d'accueil.

Les données collectées comprennent le nombre de visiteurs, les horaires d'arrivée, ainsi que le temps d'attente avant d'être servis. Ces informations offrent une vue claire des périodes de forte affluence, ce qui vous permet d'ajuster les effectifs en conséquence. De plus, les données révèlent le taux d'occupation des bornes d'accueil, facilitant ainsi l'identification des goulets d'étranglement dans le service.

Elles vous fournissent également un aperçu du temps que vos réceptionnistes consacrent à l'accueil de vos clients. Cela vous permet de mieux répartir et d'optimiser la charge de travail. En tout cas, en recueillant des données sur la satisfaction de vos visiteurs, vous pourrez identifier des opportunités d'amélioration ciblées pour enrichir l'expérience client. En procédant à une analyse régulière de ces données, vous pourrez continuellement optimiser la qualité et l'efficacité de votre accueil. Cela se traduira par un service de meilleure qualité pour vos visiteurs et créera un environnement de travail plus structuré et productif pour votre personnel.

Conformément au règlement RGPD, ce reporting ne contient aucune donnée personnelle. Toutefois, si cela s'avère nécessaire (notamment pour des raisons de sécurité), les données personnelles peuvent être transférées vers des serveurs sécurisés que vous contrôlez avant d'être supprimées des serveurs de Teleportel.

Avec ces informations, vous êtes en mesure d'anticiper les défis opérationnels et de garantir une expérience d'accueil exceptionnelle qui répond parfaitement aux attentes de vos invités.

Ouverture de portes

Teleportel propose une solution novatrice pour l'ouverture à distance de portes, de voies rapides (speedlanes), de tourniquets, et plus encore. Cette technologie permet deux méthodes distinctes pour déverrouiller les accès, optimisant ainsi à la fois la sécurité et l'efficacité au sein de votre organisation.

1. Intervention manuelle à distanceVotre réceptionniste a la possibilité d'ouvrir la porte à distance, même s'il est situé ailleurs.

2. Ouverture automatique des portes Le système peut ouvrir les portes automatiquement après avoir vérifié l'identité du visiteur ou validé ses réponses aux questions de sécurité, sans nécessiter l'intervention d'un employé. Cette fonctionnalité permet de diminuer les temps d'attente, d'améliorer le flux de visiteurs et de maintenir un niveau élevé de sécurité.

Deux techniques sont disponibles :

• Intégration au système de contrôle d'accès Le déverrouillage des portes, intégré à votre système de contrôle d'accès existant, constitue une solution idéale et sécurisée. Elle permet une gestion centralisée de toutes les données d'accès. Cette solution requiert une intégration harmonieuse avec votre système actuel.

• Un Système Autonome Une impulsion provenant du cloud permet d'ouvrir la porte, indépendamment de tout système de contrôle d'accès traditionnel. Cette impulsion est sécurisée et, grâce à un microprocesseur, un relais active la serrure électrique pour déverrouiller la porte. Ce système autonome offre une flexibilité remarquable, s'installant aisément sans nécessiter de modifications importantes des infrastructures existantes ni d'intégration complexe.

Ces solutions avancées de contrôle des portes assurent une sécurité renforcée, une efficacité optimale et un accueil professionnel pour vos visiteurs.

INTEGRATIE MET ANDERE SYSTEMEN

1. Geoptimaliseerd Bezoekersbeheer:

Door integratie met Visitor Management Systemen kunnen we naadloze check-ins en verbeterde veiligheidsprotocollen garanderen. Dit zorgt voor een professionele en soepele ervaring voor bezoekers vanaf het moment dat ze worden uitgenodigd.

2. Verhoogde Veiligheid:

Koppelingen met Toegangscontrolsystemen, zoals speedlanes en speedgates, bieden geavanceerde beveiligingslagen. Alleen geautoriseerde personen krijgen toegang, waardoor bedrijfsveiligheid wordt gemaximaliseerd.

3. Efficiënt Agendabeheer:

Integratie met diverse agenda-systemen en MS-functies zoals Outlook, ADFS en Single Sign-On stroomlijnt afspraken en vergaderingen. Dit optimaliseert tijdbeheer voor alle medewerkers.

4. Geïntegreerde Databases:

Door verbindingen met ERP, CMS en andere legacy databases kunnen we gegevens naadloos uitwisselen, wat leidt tot optimaal gebruik van real-time informatie.

5. Verbeterde Authenticatie:

Koppelingen met Authentication & Identification Systems versterken de beveiliging en garanderen dat alleen geverifieerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige informatie.

6. Efficiënt Wachten en Ticketbeheer:

Met ticketing en wachtlijnbeheer integraties kunnen we de wachttijd van klanten minimaliseren en de service-ervaring verbeteren. Tevens wordt ook de beschikbare mankracht optimaal en productiever ingezet.

7. Flexibele Werkplekoplossingen:

Integratie met Workplace Systems maakt het mogelijk om vergaderruimtes, werkplekken en catering eenvoudig te reserveren, wat bijdraagt aan een flexibele en efficiënte werkomgeving.

Door deze integraties creëren we niet alleen een meer verbonden en efficiënte werkplek, maar versterken we ook onze strategische positie in de markt. Dit zorgt voor een concurrentievoordeel en een verhoogde tevredenheid van zowel medewerkers als bezoekers.

Echt gealigeerd oogcontact

Uitgelijnd Oogcontact maakt een groot verschil als het gaat om een warm en persoonlijk welkom

Een unieke eigenschap van Teleportel is het 'uitgelijnd oogcontact', waarbij de receptionist de gast recht in de ogen kijkt. Dit maakt een aanzienlijk verschil in het opbouwen van een band en het overbrengen van vertrouwen. Voor onze gasten is dit essentieel, omdat het hen een welkom gevoel geeft en het gevoel van échte aanwezigheid van de receptionist versterkt.

Uitgelijnd oogcontact kan niet worden bereikt met 'klassieke' apparatuur, omdat de camera buiten het weergavegebied van het apparaat wordt geplaatst dat wordt gebruikt door de externe receptionist. Hierdoor gaat de ooglijn van de receptionist naar beneden ten opzichte van de camera, waardoor de receptionist de gast niet recht in de ogen kijkt, maar eerder naar diens hoofd of borst. Dit is een groot probleem wat betreft communicatie en interactie.

Teleportel heeft gepatenteerde, speciale Agent Workstations ontwikkeld om het uitgelijnde oogcontact te realiseren. Deze Workstations zijn optioneel; het is ook mogelijk een laptop te gebruiken voor de receptionist, maar in dat geval is er geen uitgelijnd oogcontact. Toch maakt echt oogcontact psychologisch een groot verschil.

Het gebruik van deze gepatenteerde technologie zorgt ervoor dat onze gasten zich daadwerkelijk gezien en gewaardeerd voelen. Dit verhoogt de gasttevredenheid, en zorgt voor 'rapport' wat cruciaal is voor het bouwen van duurzame relaties en het waarborgen van een positieve ervaring bij elk bezoek.

Hier méér info over de Agent Workstation

3D HOLOGRAPHICAL RECEPTION

De meest innovatieve manier om uw receptie op afstand te bemannen.

De techniek is onzichtbaar en vormt geen barrière. De receptionist die zich in een andere locatie bevindt, verschijnt precies alsof hij/ zij écht fysiek aanwezig is.

Deze 3D Holographical Reality (ook wel 'Digitale Teleportatie' genoemd), is zonder twijfel de meest geavanceerde manier om op afstand te communiceren. De receptionist, die zich op een andere locatie bevindt, lijkt werkelijk fysiek aanwezig te zijn: levensgroot, in 3D en met uitgelijnd oogcontact (zie hieronder). Er is geen zichtbaar scherm of camera. De meeste gasten realiseren zich niet dat de receptionist zich eigenlijk elders bevindt. Dit benadert de fysieke aanwezigheid op een ongeëvenaarde manier!

In de 3D display-unit bevindt het beeld van de telepresent persoon zich op een fysiek meetbare afstand voor een achtergrond. Deze werkelijke diepteverhouding zorgt voor een groter gevoel van aanwezigheid want wordt ervaren als 3D. .De kijker kijkt naar een scherm; direct door het speciale glas - een "beamsplitter" genoemd -. Deze directe weergave van de telepresent persoon lijdt niet onder aberraties veroorzaakt door reflectie of kleurverslechtering. Het beeld is scherp en helder en het geluid is natuurlijk. Bovendien is de camera binnen het weergavegebied geplaatst, waardoor uitgelijnd oogcontact wordt bereikt. Oogcontact is niet mogelijk met video conference- of telepresence-systemen. Bij de Teleportel display technologie zijn alle technische componenten zijn verborgen. Er is geen zichtbaar display of camera. In feite is alleen de externe persoon zichtbaar 'in mid-air' en met uitgelijnd oogcontact. Het eindresultaat van dit alles: het ziet eruit en voelt aan alsof de persoon écht fysiek aanwezig is. Dit is een 'human-centric' technologie waarbij de techniek onzichtbaar wordt en énkel de andere persoon met u communiceert alsof jullie beiden aan de balie staan. Dit moet u zelf ervaren om écht te begrijpen hoe ingrijpend dit werkt. U bent welkom in onze demo facility.

Hier méér info over 3D Holographical Receptions

DELEN VAN CONTENT

1) De receptionist, (of 'agent') die de receptie op afstand bemant, kan een beeldscherm delen dat afkomstig is van een andere computer en zelfs van een ander netwerk. Dit verhoogt de veiligheid, omdat er geen verbinding of data-overdracht plaatsvindt tussen het privé netwerk van de klant (zoals een VPN) - waar vaak vertrouwelijke informatie wordt verwerkt - en het videocommunicatienetwerk dat wordt gebruikt (bijvoorbeeld via internet). Met andere woorden, een scherm kan op 100% veilige manier worden gedeeld met de receptiebezoeker zonder enige data-overdracht. Daarnaast kan de receptionist op afstand ook documenten afdrukken aan de kant van de receptie, wat de efficiëntie en service verder verbetert.

2) De bezoeker aan de receptie kan gebruikmaken van een speciaal ontwikkelde documentcamera, waardoor documenten en voorwerpen kunnen worden gedeeld met de receptionist op de andere locatie. Deze beelden kunnen onmiddellijk digitaal worden verwerkt. Bovendien kunnen zowel de receptionist als de kioskgebruiker de documenten elektronisch ondertekenen.

Dankzij deze manieren van data-collaboration kan vrijwel elke lokettransactie op afstand worden uitgevoerd, zonder compromissen hoeven te maken op het gebied van de aard van de transactie of de cyberbeveiliging. Dit zorgt voor een veilige, efficiënte en gebruiksvriendelijke bezoekerservaring, wat bijdraagt aan een positieve perceptie van onze organisatie.

Hier méér info over de document camera

Cette application-de-réception repose sur un serveur cloud, pour assurer sa fonctionnalité, tandis que les communications (audio, vidéo, contenu) entre le réceptionniste (qui se trouve à un autre endroit) et la réception se font directement en peer-to-peer (c'est-à-dire sans passer par un serveur média) et sont également cryptées. Il existe deux types de serveurs de signalisation cloud : les serveurs partagés, utilisés par plusieurs entreprises, et les serveurs privés, qui sont optionnels mais non obligatoires.

Le serveur de signalisation cloud privé est exclusivement dédié à votre organisation, sans partage avec d'autres entreprises et opère sous une étiquette blanche. Les serveurs pour les clients européens sont hébergés en Europe, garantissant ainsi une communication plus rapide et une qualité vidéo optimale, tout en respectant les réglementations de l'UE en matière de protection de la vie privée et de conformité.

Les API et les services web facilitent l'intégration avec vos bases de données. Grâce au système de gestion cloud et au module de rapports statistiques, vous bénéficiez d'un contrôle total et pouvez optimiser vos processus d'entreprise. En outre, des options supplémentaires telles que l'enregistrement et la diffusion en direct sont également disponibles.

Les avantages d'utiliser un serveur cloud privé exclusivement dédié à votre entreprise, sans partage avec d'autres organisations :

1. Amélioration de la sécurité et de la confidentialité :

Étant donné que le serveur est exclusivement utilisé par votre entreprise et que l'adresse IP publique fixe peut être intégrée dans vos pare-feux, le risque de non-conformité aux réglementations strictes en matière de protection de la vie privée, comme le RGPD, est considérablement réduit.

2. Meilleures performances :

L'absence de capacité de serveur partagée garantit que vos applications et services bénéficient toujours de l'intégralité des ressources disponibles, ce qui se traduit par des temps de chargement plus rapides et une fiabilité accrue. De plus, la proximité du serveur cloud assure une grande vitesse, offrant ainsi une expérience vidéo fluide et immersive.

3. Un niveau supérieur de contrôle et de personnalisation

Vous contrôlez entièrement la configuration et la gestion du serveur, ce qui vous permet de personnaliser l'environnement selon les besoins propres à votre entreprise.

4. Meilleure disponibilité :

Les ressources dédiées réduisent le risque de coupures et fournissent un environnement opérationnel plus stable et plus prévisible. De plus, votre serveur privé bénéficie d'une redondance intégrée, ce qui permet de le transférer rapidement vers un autre serveur situé dans un autre site de l'EEE en cas de besoin.

5. Scalabilité :

Vous pouvez faire évoluer votre entreprise rapidement et efficacement sans avoir à recourir aux ressources partagées du cloud public. Vous bénéficierez d'une scalabilité quasi illimitée pour le nombre de réceptions et d'agents, avec une flexibilité quasi instantanée.

6. Mise en conformité avec les lois et règlements :

Votre entreprise respecte les réglementations européennes grâce à son hébergement dans l'Espace économique européen (EEE), ce qui est essentiel pour les sociétés traitant des données sensibles.

Ces atouts font du serveur cloud dédié une solution attrayante pour les entreprises qui souhaitent profiter d'une sécurité renforcée, de performances optimales et d'un contrôle complet sur leur infrastructure informatique.