Le Configurateur de Réception Teleportel

ENREGISTREMENT

Performant et rapide

Grâce à un système d'enregistrement numérique, les visiteurs sont répertoriés de manière rapide et facile, ce qui réduit et évite les filles d'attente à l'accueil. Ils ont la possibilité de saisir leurs informations personnelles à l'avance, ce qui réduit le temps d'enregistrement lors de leur arrivée (voir Pré-enregistrement). Ce système optimise les flux de visiteurs et améliore globalement leur expérience.

Sécurité renforcée

Un système numérique fournit une vue d'ensemble en temps réel des personnes présentes dans le bâtiment, ce qui est crucial en cas d'évacuation d'urgence. Il permet d'avoir rapidement une liste précise des visiteurs, facilitant ainsi la gestion de l'évacuation. De plus, il aide à identifier et à exclure plus facilement les personnes non autorisées, renforçant ainsi la sécurité globale du site.

Gestion et conformité des données

Le registre visiteur papier est souvent moins fiable et plus sujet aux erreurs. En revanche, les systèmes numériques offrent une sécurité renforcée pour les données, facilitent leur accès pour les audits et les rapports, et assurent une conformité rigoureuse aux exigences légales, comme le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Ils permettent ainsi de capturer et de gérer les informations de manière précise et conforme.

Excellence professionnelle et gestion de l'image

Un système d'enregistrement numérique et moderne renforce l'image professionnelle de votre organisation. En offrant aux visiteurs un accueil fluide et contemporain, vous laissez une impression favorable qui valorise davantage votre entreprise.

Image de marque

Les écrans sont entièrement adaptés à votre identité visuelle et à vos procédures spécifiques. Vous nous transmettez la mise en page souhaitée, et Teleportel se charge de tout le reste.

Autres Formalités

La procédure de réception peut prévoir des formalités supplémentaires telles que la signature d'un accord de confidentialité ou la consultation des consignes de sécurité et la réponse à des questions de prévention, qui doivent toutes être complétées correctement avant d'accorder l'accès. De plus, des mesures temporaires, comme des directives d'hygiène spécifiques en cas de pandémie, peuvent être intégrées au processus. Ces applications sont personnalisées pour répondre à vos besoins et exigences bien précis.

Réduction des dépenses

Bien que l'investissement initial dans un système numérique puisse sembler élevé, il engendre des économies à long terme. En réduisant les charges administratives et la consommation de papier, tout en améliorant l'efficacité, on observe une diminution significative des coûts opérationnels.

PRE-ENREGISTREMENT

1. Performance Efficace et Économie de Temps:

Les clients préenregistrés n'ont plus besoin de s'inscrire manuellement à leur arrivée, ce qui réduit les temps d'attente et allège les tâches administratives. Cela accélère le processus d'accueil et améliore l'efficacité de l'équipe.

2.Une expérience exceptionnelle pour les visiteurs :

Les invités se sentent bien accueillis et sereins grâce à la transmission préalable de toutes les informations nécessaires. Cela minimise le stress et les incertitudes liés au lieu et à l'organisation de l'accueil, rendant ainsi leur visite beaucoup plus agréable.

3. Amélioration de la sécurité :

En pré-enregistrant vos invités, vous obtenez une vue d'ensemble précise des personnes attendues et de leur arrivée dans le bâtiment. L'utilisation du QR code assure que seules les personnes autorisées peuvent accéder à l'établissement, ce qui renforce considérablement la sécurité globale.

4. Optimisation des coûts :

En automatisant le système d'enregistrement, vous diminuez la nécessité d'engager du personnel supplémentaire pour la gestion des visiteurs et l'administration, ce qui génère des économies considérables à long terme.

5. Respectueux de l'environnement et durable :

Réduire la consommation de papier en favorisant l'enregistrement et la communication numériques soutient les objectifs de développement durable de votre organisation.

6. Enregistrement sécurisé et précis des visiteurs :

Le pré-enregistrement numérique offre des données fiables et actualisées sur vos visiteurs, essentielles pour vos rapports et analyses internes.

En résumé, en utilisant un QR code envoyé à l'avance pour le pré-enregistrement, vous assurez un accueil plus fluide, sécurisé et accueillant. De plus, cela permet de réaliser des économies et de soutenir le développement durable.

NOTIFICATION

1. Communication instantanée :

L'hôte(sse) est immédiatement informé(e) de l'arrivée de l'invité, ce qui permet un accueil sans délai et assure un flux rapide avec des temps d'attente réduits.

2. Amélioration de l'expérience des clients

Les clients se sentent bien accueillis et valorisés lorsque leur interlocuteur les prend en charge de manière rapide et efficace, ce qui enrichit leur expérience globale.

3. Efficacité accrue :

La notification avec le bouton de confirmation de lecture permet à l'hôte(sse) de confirmer immédiatement la réception de l'information. Si l'hôte(sse) ne répond pas, le système active automatiquement un plan de secours en alertant un autre collègue, assurant ainsi que l'invité soit toujours pris en charge.

4. Une meilleure gestion :

Les gestionnaires d'établissement peuvent automatiser la coordination et l'harmonisation de la gestion des visiteurs, ce qui optimise considérablement l'efficacité du processus de visite.

5. Plan d'urgence :

Le système garantit que quelqu'un est toujours disponible pour s'occuper de l'invité, même si l'hôte(sse) initial(e) n'est pas disponible. Cela permet d'éviter les situations inconfortables pour l'invité et de garantir une réception sans faille.

6. Excellence professionnelle renforcée

L'entreprise se distingue par son professionnalisme et son organisation rigoureuse, ce qui renforce considérablement sa réputation. Un processus d'accueil fluide illustre son souci du détail et son orientation client.

En résumé, l'implémentation d'un système de notification avec confirmation de lecture, couplée à un plan de sauvegarde automatique, assure un accueil non seulement efficace et fiable, mais également chaleureux. Cela contribue à améliorer l'efficacité opérationnelle globale tout en maximisant la satisfaction des clients.

BADGES

Les badges sont un outil essentiel pour une gestion efficace et sécurisée des flux de visiteurs. On distingue principalement deux types de badges : les badges imprimés et les badges électroniques. Chacun de ces types présente des avantages distincts, contribuant à la fois à une meilleure organisation et à une sécurité accrue au sein de votre structure.

Badges imprimés

Les badges imprimés peuvent être facilement fixés aux vêtements à l'aide d'un support autocollant ou portés sur une lanière. Dotés de QR codes, ces badges offrent aux visiteurs un accès rapide à des zones spécifiques du bâtiment et fournissent des informations supplémentaires simplement en scannant le code. Cette fonctionnalité facilite la gestion du flux de visiteurs et simplifie la planification de leur itinéraire de visite.

Avantages des badges imprimés

• Convivialité : facile à imprimer et à distribuer dès l'arrivée.

• Rentabilité : réduction des coûts de production par rapport aux badges électroniques.

• Flexibilité : les QR codes peuvent être rapidement générés et adaptés à des besoins précis.

• Aspect professionnel : cela contribue à donner une impression d'organisation et de professionnalisme aux visiteurs.

Badges électroniques (RFID)

Les badges électroniques, tels que les badges RFID (Desfire ou Mifare), proposent des fonctionnalités sophistiquées telles que l'intégration avec le système de contrôle d'accès existant. Ces badges peuvent être configurés pour attribuer des droits d'accès spécifiques, limitant les visiteurs à certaines zones du bâtiment uniquement. Cela renforce à la fois la sécurité et le contrôle des déplacements des visiteurs.

Avantages des badges électroniques :

• Amélioration de la sécurité : contrôle précis des accès aux différentes zones.

• Efficacité: accès rapide et sans contact pour les visiteurs, permettant de réduire les temps d'attente.

• Intégration : les badges électroniques peuvent s'intégrer de manière optimale aux systèmes de contrôle d'accès déjà en place.

• Durabilité : Durabilité accrue et possibilité de réutilisation, offrant ainsi des économies à long terme.
En résumé, les badges, qu'ils soient imprimés ou électroniques, présentent des avantages majeurs pour la gestion des visiteurs. Ils renforcent la sécurité et l'efficacité tout en offrant une expérience professionnelle et bien organisée pour chaque visiteur.

Lecteur de carte eID

L'utilisation d'une carte d'identité électronique lors de l'enregistrement à la réception virtuelle et numérique présente des avantages significatifs pour votre organisation. Elle permet une vérification rapide et précise des visiteurs, ce qui améliore l'efficacité et réduit considérablement les temps d'attente.

Un élément crucial de cette technologie est sa conformité au RGPD et sa sécurité. Les données personnelles des visiteurs sont protégées grâce à des techniques de cybersécurité de pointe. Elles sont cryptées et utilisées uniquement à des fins spécifiques, assurant ainsi le respect intégral de la vie privée des utilisateurs. De plus, seules une quantité restreinte de données personnelles est conservée, ce qui réduit les risques de violation des données. En outre, les informations personnelles, comme le nom, sont gardées de manière très limitée.

Scanner de passeport

L'implémentation de scanners de passeports lors de l'enregistrement offre plusieurs avantages significatifs pour votre organisation. Cette technologie améliore la sécurité en vérifiant rapidement et avec précision l'identité des visiteurs. En conséquence, l'enregistrement devient plus efficace, réduisant ainsi les temps d'attente pour vos visiteurs.

Les scanners de passeports sont particulièrement précieux pour les visiteurs internationaux, car ils permettent de confirmer l'identité du voyageur, indépendamment de sa nationalité. De plus, ces systèmes détectent automatiquement les passeports falsifiés, renforçant ainsi la sécurité globale.

Un avantage majeur réside dans la sécurité et la conformité au RGPD. Les données personnelles des visiteurs sont protégées grâce à des techniques avancées de cybersécurité, garantissant leur cryptage et leur traitement strictement confidentiel, ce qui assure le respect total de la vie privée. Cependant, la mise en place de cette technologie peut être onéreuse, en raison des coûts liés aux abonnements aux services externes tels que les systèmes d'authentification et les mesures anti-falsification. En conséquence, nous conservons uniquement les données personnelles strictement nécessaires et pour une période très courte, ce qui minimise le risque de fuite. Cette pratique renforce la confiance de vos visiteurs tout en démontrant votre engagement envers la sécurité des données et la protection de la vie privée.

Reporting

Le système de réception de Teleportel génère des fichiers .csv simples à télécharger et à ouvrir dans votre tableur. Ces fichiers renferment des données essentielles qui vous permettent de créer des statistiques et des graphiques personnalisés, offrant ainsi une vue détaillée sur l'efficacité de votre service d'accueil.

Les données collectées comprennent le nombre de visiteurs, les horaires d'arrivée, ainsi que le temps d'attente avant d'être servis. Ces informations offrent une vue claire des périodes de forte affluence, ce qui vous permet d'ajuster les effectifs en conséquence. De plus, les données révèlent le taux d'occupation des bornes d'accueil, facilitant ainsi l'identification des goulets d'étranglement dans le service.

Elles vous fournissent également un aperçu du temps que vos réceptionnistes consacrent à l'accueil de vos clients. Cela vous permet de mieux répartir et d'optimiser la charge de travail. En tout cas, en recueillant des données sur la satisfaction de vos visiteurs, vous pourrez identifier des opportunités d'amélioration ciblées pour enrichir l'expérience client. En procédant à une analyse régulière de ces données, vous pourrez continuellement optimiser la qualité et l'efficacité de votre accueil. Cela se traduira par un service de meilleure qualité pour vos visiteurs et créera un environnement de travail plus structuré et productif pour votre personnel.

Conformément au règlement RGPD, ce reporting ne contient aucune donnée personnelle. Toutefois, si cela s'avère nécessaire (notamment pour des raisons de sécurité), les données personnelles peuvent être transférées vers des serveurs sécurisés que vous contrôlez avant d'être supprimées des serveurs de Teleportel.

Avec ces informations, vous êtes en mesure d'anticiper les défis opérationnels et de garantir une expérience d'accueil exceptionnelle qui répond parfaitement aux attentes de vos invités.

Ouverture de portes

Teleportel propose une solution novatrice pour l'ouverture à distance de portes, de voies rapides (speedlanes), de tourniquets, et plus encore. Cette technologie permet deux méthodes distinctes pour déverrouiller les accès, optimisant ainsi à la fois la sécurité et l'efficacité au sein de votre organisation.

1. Intervention manuelle à distanceVotre réceptionniste a la possibilité d'ouvrir la porte à distance, même s'il est situé ailleurs.

2. Ouverture automatique des portes Le système peut ouvrir les portes automatiquement après avoir vérifié l'identité du visiteur ou validé ses réponses aux questions de sécurité, sans nécessiter l'intervention d'un employé. Cette fonctionnalité permet de diminuer les temps d'attente, d'améliorer le flux de visiteurs et de maintenir un niveau élevé de sécurité.

Deux techniques sont disponibles :

• Intégration au système de contrôle d'accès Le déverrouillage des portes, intégré à votre système de contrôle d'accès existant, constitue une solution idéale et sécurisée. Elle permet une gestion centralisée de toutes les données d'accès. Cette solution requiert une intégration harmonieuse avec votre système actuel.

• Un Système Autonome Une impulsion provenant du cloud permet d'ouvrir la porte, indépendamment de tout système de contrôle d'accès traditionnel. Cette impulsion est sécurisée et, grâce à un microprocesseur, un relais active la serrure électrique pour déverrouiller la porte. Ce système autonome offre une flexibilité remarquable, s'installant aisément sans nécessiter de modifications importantes des infrastructures existantes ni d'intégration complexe.

Ces solutions avancées de contrôle des portes assurent une sécurité renforcée, une efficacité optimale et un accueil professionnel pour vos visiteurs.

Intégration avec d'autres systèmes

1. Perfectionnement de l'accueil et de la gestion des visiteurs :

En les intégrant aux systèmes de gestion des visiteurs, nous pouvons garantir un accueil sans faille et des protocoles de sécurité renforcés. Les visiteurs profitent ainsi d'une expérience fluide et professionnelle dès leur arrivée.

2. Sécurité renforcée :

Les connexions avec les systèmes de contrôle d'accès, tels que les 'speedlanes' et les 'speedgates' (couloir et portillon rapides), offrent des niveaux de sécurité avancés. Seules les personnes autorisées peuvent y accéder, assurant ainsi une protection renforcée pour l'entreprise.

3. Gestion optimale de l'Agenda :

L'intégration fluide avec divers systèmes de gestion de calendrier et fonctionnalités Microsoft, telles qu'Outlook, ADFS et Single Sign-On, simplifie la planification des rendez-vous et des réunions. Cette optimisation facilite une gestion du temps plus efficace pour tous les employés.

4. Bases de données intégrées :

Les intégrations avec les bases de données ERP, CMS et autres systèmes existants facilitent l'échange fluide des données, garantissant ainsi une exploitation optimale et en temps réel des informations.

5. Authentification renforcée :

Les intégrations avec les systèmes d'authentification et d'identification renforcent la sécurité en veillant à ce que seuls les utilisateurs dûment authentifiés puissent accéder aux informations sensibles.

6. Attente efficace et gestion des billets :

L'intégration de la billetterie et de la gestion des files d'attente permet de réduire le temps d'attente pour les clients et d'améliorer considérablement leur expérience. Parallèlement, cela permet d'utiliser le personnel d'accueil de manière plus efficace et productive.

7. Aménagements flexibles pour l'espace de travail :

L'intégration avec 'Workplace Systems' (Groupe des Espaces de Travail) facilite la réservation de salles de réunion, d'espaces de travail et de services de restauration, contribuant ainsi à un environnement de travail flexible et optimisé.

Avec ces intégrations, nous ne nous contentons pas de créer un environnement de travail plus connecté et plus efficace, nous consolidons également notre position stratégique sur le marché. Cela nous procure un avantage concurrentiel significatif tout en améliorant la satisfaction de nos employés et de nos visiteurs.

Contact visuel réaligné

Pour offrir un accueil chaleureux et personnalisé, un contact visuel bien aligné fait toute la différence.

Une des particularités distinctives de Teleportel est le 'contact visuel aligné', où le réceptionniste regarde l'invité droit dans les yeux. Cette approche fait toute la différence pour établir un véritable lien et transmettre un sentiment de confiance. Pour vos invités, ce regard direct est crucial car il améliore leur perception de l'accueil et renforce l'impression d'une présence authentique du réceptionniste.

L'alignement direct du contact visuel est difficile à réaliser avec un équipement traditionnel, car la caméra est positionnée en dehors du champ de vision de l'écran utilisé par le réceptionniste à distance. Par conséquent, le réceptionniste a une ligne de vue plus basse que celle de la caméra, ce qui l'amène à regarder non pas directement dans les yeux du client, mais plutôt sa tête ou sa poitrine. Cela crée un problème significatif en termes de communication et d'interaction.

Teleportel a développé des postes de travail pour agents, appelés 'Agent Workstations', qui sont protégés par un brevet et permettent un alignement précis du contact visuel. Bien que l'utilisation de ces postes soit facultative, les réceptionnistes ont aussi la possibilité de travailler avec un ordinateur portable. Cependant, il est important de noter qu'avec un ordinateur portable, le contact visuel n'est pas aussi bien aligné. Or, un véritable contact visuel est essentiel pour une interaction psychologique efficace.

L'utilisation de cette technologie brevetée permet à vos clients de se sentir valorisés et reconnus. En augmentant leur satisfaction, elle renforce le lien qui les unit à votre entreprise, ce qui est crucial pour maintenir des relations durables et offrir une expérience exceptionnelle à chaque visite.

Plus d'informations sur le 'Agent Workstation' ici

Réception Holographique en 3D

La solution la plus novatrice pour gérer votre réception à distance.

La technologie est transparente et ne crée aucune barrière. Le réceptionniste, bien qu'à distance, se présente comme s'il ou elle était physiquement présent(e).

Cette réalité holographique en 3D, souvent désignée sous le terme de 'téléportation digitale', représente sans doute le summum de la communication à distance. Le réceptionniste, bien que physiquement situé dans un autre endroit, semble être réellement présent sur place : en taille réelle, en 3D, avec un contact visuel parfaitement aligné (voir ci-dessous). Aucune caméra ni écran n'est visible. La plupart des clients ne réalisent même pas que le réceptionniste se trouve en fait à un autre endroit. Cette approche de la présence physique est sans précédent!

Dans un système d'affichage 3D, l'image de la personne téléprésente est positionnée à une distance physique mesurable devant l'arrière-plan. Cette profondeur réelle renforce la sensation de présence, car l'image est perçue en trois dimensions. Le spectateur observe l'image sur un écran, en regardant directement à travers un verre spécial appelé 'diviseur de faisceaux' ou 'beamsplitter'. Cette vision directe de la personne en téléprésence est exempte de distorsions ou d'altérations de couleur. L'image est nette et claire, tandis que le son reste naturel. Grâce à la position de la caméra dans le champ de vision, le contact visuel est parfaitement aligné, ce qui n'est pas le cas avec les systèmes traditionnels de vidéoconférence ou de téléprésence, où le contact visuel peut être compromis. Grâce à la technologie de Teleportel, tous les éléments techniques sont invisibles. Aucun écran ni caméra n'est visible ; seule la personne à distance apparaît comme par magie, en suspension dans l'air, avec un contact visuel parfaitement aligné. Le résultat est une impression de présence physique réelle, presque comme si la personne était vraiment là avec vous.

Il s'agit d'une technologie 'centrée sur l'humain' (human-centric), où la technologie se fait discrète et où vous avez l'impression de dialoguer directement avec une personne, comme si vous étiez en face à face à la réception. Pour saisir toute la puissance de cette technologie, rien ne vaut une expérience directe. Nous vous invitons à visiter notre centre de démonstration pour le découvrir par vous-même.

Pour plus d'informations sur les réceptions holographiques en 3D, cliquez ici.

PARTAGE DE CONTENU

1) Le réceptionniste (ou 'agent') en charge de la réception à distance peut partager l'écran d'un autre ordinateur, même s'il se trouve sur un réseau différent. Cela renforce la sécurité en évitant toute connexion directe ou transfert de données entre le réseau privé du client (tel qu'un VPN), où des informations confidentielles sont souvent traitées, et le réseau utilisé pour la communication vidéo (comme Internet). Autrement dit, il est possible de partager un écran en toute sécurité avec le réceptionniste sans que des données ne soient transférées. En plus, le réceptionniste à distance peut également imprimer des documents à la réception, ce qui améliore encore l'efficacité et le service.

2) Le visiteur à l'accueil peut utiliser une caméra spécialement conçue pour numériser les documents, ce qui permet de partager des dossiers et des objets avec le réceptionniste de l'autre site. Le traitement numérique de ces images est immédiat. En outre, le réceptionniste et l'utilisateur du kiosque ont la possibilité de signer électroniquement les documents.

Cette collaboration en matière de gestion des données permet de réaliser presque toutes les transactions habituelles au guichet à distance, sans compromettre la confidentialité de la transaction ou la cybersécurité. Les visiteurs profitent ainsi d'une expérience à la fois sécurisée, efficace et agréable, ce qui renforce l'image positive de notre organisation.

Plus d'informations sur la caméra-document ici

Cette application-de-réception repose sur un serveur cloud, pour assurer sa fonctionnalité, tandis que les communications (audio, vidéo, contenu) entre le réceptionniste (qui se trouve à un autre endroit) et la réception se font directement en peer-to-peer (c'est-à-dire sans passer par un serveur média) et sont également cryptées. Il existe deux types de serveurs de signalisation cloud : les serveurs partagés, utilisés par plusieurs entreprises, et les serveurs privés, qui sont optionnels mais non obligatoires.

Le serveur de signalisation cloud privé est exclusivement dédié à votre organisation, sans partage avec d'autres entreprises et opère sous une étiquette blanche. Les serveurs pour les clients européens sont hébergés en Europe, garantissant ainsi une communication plus rapide et une qualité vidéo optimale, tout en respectant les réglementations de l'UE en matière de protection de la vie privée et de conformité.

Les API et les services web facilitent l'intégration avec vos bases de données. Grâce au système de gestion cloud et au module de rapports statistiques, vous bénéficiez d'un contrôle total et pouvez optimiser vos processus d'entreprise. En outre, des options supplémentaires telles que l'enregistrement et la diffusion en direct sont également disponibles.

Les avantages d'utiliser un serveur cloud privé exclusivement dédié à votre entreprise, sans partage avec d'autres organisations :

1. Amélioration de la sécurité et de la confidentialité :

Étant donné que le serveur est exclusivement utilisé par votre entreprise et que l'adresse IP publique fixe peut être intégrée dans vos pare-feux, le risque de non-conformité aux réglementations strictes en matière de protection de la vie privée, comme le RGPD, est considérablement réduit.

2. Meilleures performances :

L'absence de capacité de serveur partagée garantit que vos applications et services bénéficient toujours de l'intégralité des ressources disponibles, ce qui se traduit par des temps de chargement plus rapides et une fiabilité accrue. De plus, la proximité du serveur cloud assure une grande vitesse, offrant ainsi une expérience vidéo fluide et immersive.

3. Un niveau supérieur de contrôle et de personnalisation

Vous contrôlez entièrement la configuration et la gestion du serveur, ce qui vous permet de personnaliser l'environnement selon les besoins propres à votre entreprise.

4. Meilleure disponibilité :

Les ressources dédiées réduisent le risque de coupures et fournissent un environnement opérationnel plus stable et plus prévisible. De plus, votre serveur privé bénéficie d'une redondance intégrée, ce qui permet de le transférer rapidement vers un autre serveur situé dans un autre site de l'EEE en cas de besoin.

5. Scalabilité :

Vous pouvez faire évoluer votre entreprise rapidement et efficacement sans avoir à recourir aux ressources partagées du cloud public. Vous bénéficierez d'une scalabilité quasi illimitée pour le nombre de réceptions et d'agents, avec une flexibilité quasi instantanée.

6. Mise en conformité avec les lois et règlements :

Votre entreprise respecte les réglementations européennes grâce à son hébergement dans l'Espace économique européen (EEE), ce qui est essentiel pour les sociétés traitant des données sensibles.

Ces atouts font du serveur cloud dédié une solution attrayante pour les entreprises qui souhaitent profiter d'une sécurité renforcée, de performances optimales et d'un contrôle complet sur leur infrastructure informatique.