Advanced Reception Technologies
Advanced Reception Technologies
'Digitale Receptie' verwijst naar een gemoderniseerde en technologie-gedreven aanpak voor het beheren van de receptie of receptiebalie binnen een organisatie. Het maakt gebruik van digitale tools en softwareoplossingen om het beheer van bezoekers te verbeteren, check-in processen te stroomlijnen en de algehele communicatie en efficiëntie bij de ingang te verbeteren. Met de Digitale Receptie is er geen menselijke tussenkomst: de processen worden digitaal of 'elektronisch' afgehandeld.
Bij uitnodiging registreert de gastheer (degene die de gast uitnodigt) de gast vooraf. Een e-mail wordt automatisch naar de gast gestuurd. Deze e-mail bevat de bezoekgegevens (adres, contactgegevens van de gastheer, parkeervoorzieningen, details van het openbaar vervoer, wat te verwachten bij aankomst bij de receptiekiosk, beveiligingsmaatregelen, enz.). De inhoud van deze e-mail wordt door u verstrekt en hoeft slechts één keer te worden voorbereid en wordt vele malen opnieuw gebruikt. Bijgevoegd bij die e-mail is een QR-code (of PIN-code). Bij aankomst scant de gast de QR-code bij de receptiekiosk (of voert de PIN-code in). Als gevolg hiervan wordt het registratieproces automatisch gestart en wordt de gastheer op de hoogte gesteld (zie hieronder).
De identiteit en aankomsttijd worden geregistreerd in het 'Bezoekerslogboek'. Als de gast geen QR-code heeft ontvangen vóór aankomst, kan hij / zij de gegevens invoeren met behulp van het aanraakscherm. De bezoeker wordt geregistreerd in de 'Fire List' (dwz 'wie is in het gebouw').
Een e-mail en/of SMS-bericht wordt naar de gastheer gestuurd wanneer de gast zich registreert. De gastheer 'accepteert' dit bericht, waarbij hij/zij de gast ophaalt. Maar de gastheer kan ook het verzoek 'weigeren' of de gast reageert misschien niet binnen één minuut of helemaal niet. In dat geval wordt automatisch een alternatief proces gestart (bijvoorbeeld het informeren van een andere persoon, telefonisch contact opnemen met andere collega's, een document afdrukken met instructies of het tot stand brengen van een live videoverbinding met een externe receptionist). Het onderstaande scherm is een voorbeeld van hoe de gastheer zonder een QR-code op de hoogte kan worden gebracht. De namen, e-mailadressen en mobiele telefoonnummers worden door u veilig geüpload naar een SFTP-server om te zorgen voor GDPR-naleving.
een badge kan worden afgedrukt of een RFID-badge kan aan de gast worden verstrekt.
Papieren Badge
RFID-badge
Een eID-kaart of paspoort kan worden gescand voor authenticatie- en identificatiedoeleinden. De gebruikersinterface is intuïtief en zeer eenvoudig te gebruiken.
de bovenstaande processen kunnen worden geïntegreerd met het bestaande toegangscontrolesysteem (bijvoorbeeld om toegang te verlenen tot het terrein, met behulp van snelwegen, speedgates, tourniquets, enz.). In de backend worden identiteiten van de gasten en tijdstempels geregistreerd in het toegangscontrolesysteem. Toegangsbeveiliging is gegarandeerd en er zijn uitgebreide rapportagemogelijkheden beschikbaar.
Deze op maat gemaakte optie biedt aanvullende selfservicefuncties voor de gast. Voorbeelden hiervan zijn: lunch bestellen, een taxi reserveren, beschikbare vergaderruimtes of werkplekken controleren, algemene informatie opvragen zoals WiFi-code, details van het openbaar vervoer, enz. Een voorbeeld van een taxibestelservice wordt hieronder getoond.
De Digitale Receptiekiosk zorgt voor de bezorging en afhaling van pakketten. Het grootste deel van de activiteiten met betrekking tot leveringen kan zonder menselijke tussenkomst worden afgehandeld. Afhankelijk van uw specifieke leveringsbehoeften wordt een aangepast programma ingevoerd. Deze faciliteit kan worden geïntegreerd met pakjes-automaat. E-mails en SMS-notificatieberichten worden verstuurd bij ontvangst van een levering.
Wat hierboven is beschreven, zijn de meest gebruikte bouwstenen van de Digitale Receptie. U moet echter weten dat er meer - minder vaak gebruikte - functies beschikbaar zijn. Het spreekt voor zich dat niet alle bouwstenen nodig zullen zijn voor uw receptie. Alle standaardbouwstenen zijn modulair beschikbaar en worden zorgvuldig geselecteerd om te worden gebruikt voor het op maat bouwen van uw Receptieoplossing, specifiek geconfigureerd om precies aan uw eisen te voldoen. We staan tot uw beschikking om met u samen te werken aan de analyse van uw behoeften en wensen en om de juiste oplossing voor uw receptie voor te stellen. Vul hieronder alles in en we nemen binnen 24 uur contact met u op.
English
Nederlands
Français
Deutsch