De Receptie Integratie Matrix
De kracht en de sleutel tot effectiviteit komen voort uit slimme combinaties van verschillende technologieën en middelen. Er is geen 'one-size-fits-all' receptieoplossing. Het hangt allemaal af van uw doelstellingen en middelen. Elke receptie is anders. Die van u is dat ook.
Teleportel biedt 3 receptietechnologieën die ofwel een fysieke (menselijke) receptionist kunnen vervangen of gecombineerd kunnen worden met een fysieke receptionist
Digitale Receptie
Voorregistratie, registratie, automatische notificatie van de gastheer. Er is geen menselijke betrokkenheid.
Virtuele Receptie
Een op A.I. gebaseerde receptietoepassing en/of intelligente, vooraf opgenomen videocontent die automatisch communiceert met de gast. Er is geen menselijke betrokkenheid.
Receptie op Afstand
De receptie 'kiosk' wordt op afstand bemand door een echte receptionist die zich op een andere locatie bevindt. Hiervoor wordteen hoogwaardige live video verbinding gebruikt. De kwaliteit is niet te vergelijken met klassieke videochattoepassingen (zoals MS Teams, Skype, Facetime, Zoom, enz.). De zeer hoge kwaliteit van video - met 2D-beelden of 3D-Holographical Reality met echt gealigneerd oogcontact - is even effectief als een echte receptionist achter de balie. U moet dit persoonlijk ervaren om de kracht van deze videotechnologieën echt te begrijpen.
Deze 3 Receptietechnologieën beschikken elk over een breed scala aan 'bouwstenen' of 'building blocks' (gespecialiseerde hardware en software) die worden ingezet bij het op maat bouwen van oplossingen-op-maat die aan de exacte klantvereisten voldoen. Deze bouwstenen zijn ontworpen om open te zijn voor integratie met andere systemen en databases die mogelijk al in gebruik zijn.
Voorbeelden van toepassingen om te integreren zijn onder andere:
- Bezoekersbeheersystemen (Visitor Management)
- Toegangscontrolesystemen (speedlanes, speedgates, enz.)
- Outlook, ADFS, Single Sign-On, enz.
- Databases (ERP, CMS, eigen, verouderde systemen)
- Authenticatie- en identificatiesystemen
- Ticketing en wachtrijbeheer
- Werkpleksystemen (reservering van vergaderruimtes, werkruimtes, catering, enz.)
Her best mogelijke resultaat
Voor de best mogelijke combinatie van kostenbesparingen en hoogwaardige persoonlijke receptie-service raden we aan te streven naar 80% van de receptie-interactie die automatisch en via self-service verloopt (a.d.h. van Digitale Receptie en Virtuele Receptie) en 20% via live menselijke interactie (Receptie op Afstand) . Afhankelijk van het aantal bezoekers en type bezoekers worden deze vaak gebruikt in combinatie met een echte, fysieke receptionist die een tablet met een geavanceerde toepassing gebruikt.
In deze videoclip wordt dit geïllustreerd.
Rapportage
Het systeem genereert gegevens voor gedetailleerde rapportage, waaronder: het gebruiksniveau van receptiekiosken, bezetting van receptionisten, aantal bezoekers per tijdsperiode, wachttijden van bezoekers, verbindingsduur, tijd doorgebracht op verschillende locaties, tevredenheidsbeoordelingen van bezoekers, enz… Deze gegevens stellen u in staat om voortdurend de effectiviteit en kwaliteit van de receptiedienst te verbeteren. Er is immers geen eindpunt: er is altijd ruimte voor verbetering als het gaat om service. De rapporten zullen onthullen waar de zwakke en sterke punten van uw 'hospitality-chain' liggen.
Deze geavanceerde receptietoepassing stelt u in staat om het aantal fysieke receptionisten te verminderen, terwijl u toch een hoog niveau van warm, persoonlijk contact met de gasten behoudt èn tegelijkertijd zorgt voor een hoog niveau van fysieke beveiliging. De verbeteringen zijn niet marginaal. Dit zal doorbraakresultaten opleveren.